Checklist pour organiser un atelier de danse
Un atelier de danse demande plus qu’une salle et une playlist. Il faut suivre les inscriptions, préparer le matériel, organiser l’espace et tester le son avant l’arrivée des participants. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, des premières réservations jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les badges, les rallonges, l’eau ou les besoins alimentaires communiqués au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Élaborer le programme de l'atelier
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Choisir la musique
Tester la playlist musicale
Confirmer les participants
Vérifier la liste des courses
Acheter le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Recharger les appareils
Emballer le matériel
2 personnes
Confirmer l’accès avec le lieu
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
Expliquer les règles de danse
Animer l'atelier de danse
3 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer le deuxième atelier
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Animer le moment de danse libre
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 70
- Porte-manteauqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafes d’eauqté 8
Équipement
- Enceintes sans filqté 2
- Ordinateur portable
- Micro sans fil
- Rallonges électriquesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Câbles de rechargeqté 4
Matériel de sport
- Marquages au solqté 20
- Rubans de danseqté 20
- Chronomètreqté 2
Décoration
- Nappesqté 6
- Bannière de bienvenue
- Panneaux d’orientationqté 6
- Badges nominatifsqté 70
Cuisine
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Blocs réfrigérantsqté 12
- Pince de serviceqté 6
- Saladiersqté 10
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle avant d’envoyer les invitations et confirmez ensuite les horaires d’accès avec le lieu. Prévoyez assez de temps pour ouvrir, aérer et installer la piste avant le début de l’atelier.
- Fixez une date limite d’inscription plusieurs jours avant l’atelier. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de confirmer leur présence et de recueillir les besoins alimentaires.
- Testez la playlist, les enceintes et le micro avant le jour J, puis faites un second test sur place. Vérifiez notamment les câbles de recharge, les rallonges et les multiprises.
- Préparez les badges nominatifs, les programmes et les panneaux d’orientation à l’avance. Les participants trouveront plus facilement la salle et vous éviterez d’imprimer ou d’écrire pendant l’accueil.
- Gardez une marge pour l’installation : tables, chaises, porte-manteau et piste dégagée doivent être prêts avant l’arrivée du groupe. Placez aussi l’eau, les gobelets et les poubelles à des endroits faciles d’accès.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de danse ?
- Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier si les participants doivent s’inscrire. Fixez une date limite d’inscription environ 5 à 7 jours avant l’événement pour organiser le matériel et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de danse ?
- Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place avant le début. Ce temps couvre l’ouverture, l’aération, le dégagement de la piste, l’installation des tables et chaises, puis le test de la musique et du micro.
- Quand préparer le matériel d’un atelier de danse ?
- Rassemblez et vérifiez le matériel 2 à 3 jours avant l’atelier. Emballez-le ensuite la veille, en rechargeant les appareils et en contrôlant les câbles, les rallonges et les accessoires d’exercice.
- Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des participants ?
- Vérifiez la liste des participants, les badges, les programmes, l’accès à la salle et le fonctionnement du son. Faites cette vérification 30 minutes avant l’accueil afin de pouvoir corriger un oubli sans interrompre l’atelier.
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