Dansworkshop organiseren: checklist en planning

Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek. Je regelt een vrije, veilige dansvloer, voldoende apparatuur en een duidelijke ontvangst voor alle deelnemers. Begin met de ruimte en docent, verwerk daarna aanmeldingen en dieetwensen en stuur het programma vooraf toe. In de laatste 24 uur draait alles om testen, klaarzetten en zorgen dat deelnemers snel kunnen registreren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Dansruimte reserveren
Dansdocent bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Programma naar deelnemers sturen
Toegang en parkeren bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes maken
Programma's printen
Muziek afspeellijst samenstellen
Apparatuur opladen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Ruimte inspecteren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
Dansworkshop begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Buffet en drank aanvullen
2 personen
Avondworkshop begeleiden
2 personen
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten koelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Klaptafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekaantal 2

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 35
Trainingselastiekenaantal 35
Handdoekenaantal 35

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Laptop
Oplaadkabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Audiokabelsaantal 2
Timer

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 10
Programmaflyersaantal 40
Richtingbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de dansruimte en bevestig de docent minimaal 4 weken vooraf. Controleer meteen of de vloer geschikt is, hoeveel deelnemers passen en waar deelnemers kunnen parkeren.
Sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de workshop. Gebruik die termijn om dieetwensen te verzamelen, naamkaartjes te maken en het programma naar alle deelnemers te sturen.
Plan voor de techniek minstens 60 minuten vóór de start. Laad laptop en speakers op, neem oplaadkabels en audiokabels mee en test het volledige muziekprogramma op locatie.
Maak de dansvloer volledig vrij en zet tafels en stoelen aan de zijkant. Leg dansmatten, trainingselastieken en handdoeken klaar voordat deelnemers binnenkomen, zodat de workshop niet wordt onderbroken.
Zet de ontvangst 30 minuten voor aanvang klaar met registratietafel, deelnemerslijst, pennen en naamkaartjes. Koude dranken, koffie en thee kunnen tegelijk worden klaargezet; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Reserveer de ruimte en bevestig de dansdocent bij voorkeur 4 weken vooraf. Rond de deelnemerslijst 7 dagen voor de workshop af, zodat je het programma, naamkaartjes en catering kunt voorbereiden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansworkshop klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd: 30 minuten voor meubels, dansmateriaal en registratie en 60 minuten voor geluidsapparatuur en muziek. Laat deelnemers 30 minuten voor de start binnenkomen.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een dansworkshop?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en zet water direct beschikbaar. Voeg koffie en thee toe als de workshop langer dan 2 uur duurt of rond een maaltijd valt.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een dansworkshop afronden?: Sluit de lijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Dan heb je nog tijd om dieetwensen te verwerken, programmaflyers te printen en toegang en parkeren met de deelnemers te bevestigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.