Checklist para organizar un taller de danza
Organizar un taller de danza requiere coordinar la sala, el profesor, las inscripciones y el material antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico: primero aseguras el espacio y el programa, después cierras el grupo y preparas la logística. También contempla detalles que suelen retrasarse, como las preferencias dietéticas, el acceso, el sonido y las tarjetas con nombres. Úsala para comprobar cada paso desde la planificación hasta la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la pista de baile
Confirmar al profesor de baile
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Enviar el programa a los participantes
Confirmar acceso y estacionamiento
Hacer la compra
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Imprimir los programas
Crear lista de reproducción musical
Cargar el equipo
Preparar aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Dar instrucciones de seguridad
Coordinar el taller de baile
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir snacks del descanso
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer el buffet y las bebidas
2 personas
Dirigir el taller de la tarde
2 personas
Servir las bebidas de despedida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 35
- Mesas plegablescant. 4
- Mesa de registro
- Percherocant. 2
Material deportivo
- Alfombras de bailecant. 35
- Bandas elásticas de entrenamientocant. 35
- Toallascant. 35
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Portátil
- Cables de cargacant. 3
- Enrollacablescant. 2
- Regletascant. 3
- Cables de audiocant. 2
- Temporizador
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertos reutilizablescant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Cuencos de serviciocant. 8
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Bolígrafoscant. 10
- Folletos del programacant. 40
- Señales direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la pista y confirma al profesor con varias semanas de antelación; sin esos dos elementos no podrás cerrar el horario ni enviar un programa fiable.
- Cierra la lista de participantes antes de hacer la compra. Así puedes calcular las bebidas, los aperitivos, las tazas y los vasos sin depender de estimaciones.
- Envía el programa y la información de acceso al menos 3 días antes. Incluye el estacionamiento, la hora de llegada y cualquier indicación sobre el material de danza.
- Prueba el sonido antes de abrir la recepción: conecta el portátil, los altavoces, los cables de audio y las regletas, y reproduce la lista completa durante 10 minutos.
- Prepara la mesa de registro con las tarjetas de nombre, bolígrafos y programas impresos. Deja también listas las bebidas frías, el café y el té para no interrumpir la bienvenida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de danza?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la pista y confirmar al profesor. Entre 7 y 3 días antes, gestiona las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y envía el programa.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?
- Ciérrala entre 5 y 7 días antes del taller. Ese plazo permite ajustar la compra, preparar las tarjetas con nombres y organizar las sillas, mesas y material disponible.
- ¿Qué hay que comprobar el día del taller de danza?
- Haz una inspección del espacio entre 60 y 90 minutos antes. Despeja la pista, coloca el mobiliario, conecta el sonido, prueba la música y monta la mesa de registro antes de recibir al grupo.
- ¿Cuánto material de sonido hace falta para un taller de danza?
- Prepara al menos un portátil, dos altavoces portátiles, los cables de audio y de carga, una regleta y un enrollacables. Lleva los cables conectados o identificados y prueba todo 10 minutos antes de empezar.
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