Tanzworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Tanzraum frühzeitig und prüfe vor Ort, ob die Tanzfläche für die erwartete Gruppengröße frei bleibt. Plane außerdem Platz für Kleiderständer, Stühle und den Registrierungstisch ein.
• Bestätige den Tanzlehrer nicht nur mündlich, sondern sende ihm Programm, Uhrzeiten und Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vorher. So lassen sich Dauer, Pausen und benötigte Tanzmatten oder Trainingsbänder abstimmen.
• Schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vor dem Workshop ab. Erfasse bis dahin Ernährungswünsche und verschicke Programm, Zugangsinformationen und Parkhinweise gesammelt an alle Angemeldeten.
• Lade Laptop, tragbare Lautsprecher und Timer am Vortag vollständig auf. Schließe die Tontechnik mindestens 60 Minuten vor Beginn an und teste Musik, Audiokabel sowie Verlängerungskabel.
• Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Programmflyer, Getränke und Snacks vor dem Eintreffen der ersten Personen vor. Stelle Kaffee und Tee in Thermoskannen bereit und halte wiederverwendbare Gläser und Teller griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Tanzworkshop organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Bestätigung des Tanzlehrers. Verschicke die Einladungen anschließend, damit du mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin eine verlässliche Teilnehmerzahl hast.

Wann sollte die Teilnehmerliste für den Tanzworkshop abgeschlossen sein?

Schließe die Liste 3 bis 5 Tage vor dem Workshop ab. Bis dahin solltest du auch Ernährungswünsche, Zugang, Parken und die endgültige Programmversion geklärt haben.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzworkshops?

Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Tanzfläche, Tische, Stühle, Registrierung und Verpflegung ein. Die Musik- und Tontechnik sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn angeschlossen und getestet werden.

Was wird bei einem Tanzworkshop oft vergessen?

Häufig fehlen geladene Geräte, passende Audiokabel, Namensschilder oder klare Parkhinweise. Prüfe diese Punkte am Vortag und lege Programmflyer, Stifte und Teilnehmerliste am Registrierungstisch bereit.

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