Dansvereniging open dag organiseren: checklist

Een open dag van een dansvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen een paar workshops plannen. Je regelt tegelijk de zaalindeling, docenten, muziek, inschrijvingen, ontvangst en de overgang naar demonstraties of een dansavond. Begin met het programma en de reservering van de danszalen, zodat je daarna vrijwilligers, materialen en communicatie kunt afstemmen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke praktische zaken vaak pas op de ochtend zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Danszalen reserveren
Programma van de dag maken
2 personen
Docenten voor workshops vastleggen
2 personen
Workshopindeling bepalen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactgegevens docenten verzamelen
Muziek voor workshops verzamelen
2 personen
Muziek voor dansavond samenstellen
2 personen
Dansdemonstraties bevestigen
Plattegrond van zalen maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Registratielijsten printen
Programmafolders printen
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Registratietafel klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer controleren
2 personen
Apparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Docenten ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitleggen
2 personen
Proeflessen begeleiden
6 personen
Dansdemonstraties begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Inschrijvingen beantwoorden
2 personen
Nieuwe leden informeren
2 personen
Dansavond begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Drankvoorraad opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Handdoekenaantal 40
Waterflessenaantal 40

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10
Plakbandaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20
Programmafoldersaantal 120
Richtingbordjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast. Plan per workshop niet alleen de starttijd, maar ook 10 tot 15 minuten voor wisselen, uitleg en het vrijmaken van de dansvloer.
Maak voor elke zaal een aparte plattegrond en zet routebordjes op kruisingen. Bezoekers die voor het eerst komen, moeten vanaf de ingang binnen 2 minuten hun zaal en registratie kunnen vinden.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de open dag af als je hapjes, naamkaartjes en workshopcapaciteit moet voorbereiden. Gebruik de definitieve lijst ook om dieetwensen en bevestigingen te controleren.
Test muziek, mengpaneel, microfoon en actieve speakers uiterlijk 1 uur voor de eerste workshop. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels klaar; techniekproblemen ontstaan vaak doordat één kabel ontbreekt.
Zet de registratietafel minstens 45 minuten voor aanvang klaar met geprinte registratielijsten, pennen, naamkaartjes en programmafolders. Richt daarnaast een vaste plek in voor water, glazen, kapstokken en persoonlijke spullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansvereniging open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Reserveer dan de danszalen en leg docenten en demonstraties vast; publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de ontvangst van bezoekers?: Plan minimaal 45 minuten voor registratie voordat de eerste workshop begint. Bij meer dan 50 verwachte bezoekers zijn 2 vrijwilligers aan de registratietafel praktischer dan één persoon.
Wanneer moet ik de workshopindeling definitief maken?: Maak een voorlopige indeling 4 weken vooraf en definitieve indeling 3 tot 5 dagen vooraf. Dan kun je rekening houden met het aantal aanmeldingen, dieetwensen, docenten en beschikbare dansmatten.
Wat moet ik klaarzetten voor de techniek van een dansopen dag?: Test laptop, muziek, mengpaneel, microfoon en speakers minstens 1 uur vooraf. Neem per actieve speaker een passende stroomaansluiting mee en leg minimaal 2 extra verlengsnoeren of stekkerdozen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.