Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de danse
Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : réserver les salles, construire le programme, puis gérer les inscriptions et l’accueil. Prévoyez les ateliers, les démonstrations et la soirée dansante avant de communiquer les horaires. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel. Cette checklist vous aide à ne rien oublier, des badges nominatifs aux rallonges, en passant par les boissons et les besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver les salles de danse
Préparer le programme de la journée
2 personnes
Réserver les enseignants pour les ateliers
2 personnes
Déterminer la répartition des ateliers
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Répartir les bénévoles
2 personnes
Collecter les coordonnées des enseignants
Rassembler la musique pour les ateliers
2 personnes
Composer la musique pour la soirée dansante
2 personnes
Confirmer les démonstrations de danse
Créer le plan des salles
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Brancher l'équipement
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les enseignants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Expliquer le programme
2 personnes
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Animer les démonstrations de danse
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Répondre aux inscriptions
2 personnes
Informer les nouveaux membres
2 personnes
Encadrer la soirée dansante
3 personnes
Gérer la musique
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le stock de boissons
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Table d'inscription
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 120
- Tasses à café réutilisablesqté 60
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 120
- Saladiers de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
- Thermosqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphoneqté 2
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 4
Matériel de sport
- Tapis de danseqté 30
- Serviettesqté 40
- Bouteilles d'eauqté 40
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 10
- Ruban adhésifqté 6
- Badges nominatifsqté 120
- Stylosqté 20
- Brochures du programmeqté 120
- Panneaux d’orientationqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Ouvre-bouteillesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
- Brosses de toilettesqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampadairesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez les salles avant d’annoncer le programme : prévoyez un espace pour chaque atelier, les démonstrations et la soirée dansante. Un plan des salles imprimé évite les hésitations à l’accueil.
- Publiez le formulaire d’inscription plusieurs semaines à l’avance et fixez une date limite claire. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires afin de pouvoir adapter les en-cas et les boissons.
- Confirmez les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis imprimez les listes et les programmes. Préparez les badges nominatifs par ordre alphabétique pour accélérer l’accueil.
- Répartissez les bénévoles par créneau et par zone : table d’inscription, orientation, ateliers et rangement. Donnez à chacun les coordonnées des enseignants et un horaire précis.
- Testez la musique, la table de mixage, le microphone, l’ordinateur et les câbles avant l’ouverture. Chargez les appareils, prévoyez les rallonges et installez les tapis de danse avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes de danse ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez d’abord les salles et les enseignants, puis ouvrez les inscriptions et lancez la communication.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes de danse ?
- Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel environ 7 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour finaliser les listes et les besoins alimentaires.
- Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de club de danse ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour l’orientation et 1 référent par zone ou atelier actif. Ajoutez une personne disponible pour le rangement et les imprévus pendant les périodes chargées.
- Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes de danse ?
- La veille, vérifiez les stocks, remplissez les glacières, préparez les en-cas et installez les badges, programmes et panneaux. Testez aussi la musique et regroupez les rallonges, multiprises et câbles de recharge au même endroit.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !