Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de danza

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva las salas antes de publicar el formulario de inscripción y dibuja después un plano sencillo con el nombre de cada espacio. Así puedes indicar a cada participante dónde debe ir desde su llegada.
• Cierra el programa del día con horas concretas para talleres, demostraciones y la noche de baile. Confirma a cada profesor y artista al menos una semana antes, incluidos sus datos de contacto y sus necesidades de música.
• Revisa las inscripciones varios días antes y confirma quién asistirá, sus preferencias dietéticas y la asignación de voluntarios. Lleva listas impresas para el registro, aunque también gestiones las inscripciones en línea.
• Prueba el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas antes de abrir las puertas. Reúne la música de los talleres y selecciona por separado la de la noche de baile para evitar cambios apresurados.
• Prepara con antelación las tarjetas de nombre, los folletos, los carteles de las salas y las señales de ruta. Coloca la mesa de registro cerca de la entrada y llena las neveras portátiles antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de danza?

Empieza a reservar las salas y contratar a los profesores entre 6 y 8 semanas antes. Abre las inscripciones cuando el programa, los horarios y la distribución de las salas ya estén definidos.

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para la jornada de danza?

Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para poder confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas e imprimir las listas de registro. Deja algunas plazas solo si el aforo de las salas lo permite.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas de danza?

Calcula al menos 1 voluntario para el registro, 1 para orientar a los participantes y 1 por cada sala activa cuando haya talleres simultáneos. Para un programa con varias salas, añade una persona coordinadora durante todo el día.

¿Qué equipo de sonido necesito para los talleres de danza?

Prepara altavoces activos, mesa de mezclas, micrófono, portátil, cables alargadores, regletas y cables de carga. Haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de abrir, con la música real de los talleres y de las demostraciones.

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