Dansschool open dag organiseren: complete checklist

Een dansschool open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen proeflessen inplannen. Je moet tegelijk de capaciteit van de zalen, het docentenprogramma, muziek, aanmeldingen en de ontvangst van bezoekers regelen. Begin met een vast programma en werk daarna terug naar promotie, reserveringen en de opbouw. Deze checklist helpt je om demonstraties, proeflessen, catering, techniek en bewegwijzering op tijd rond te krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Zalen en capaciteit bepalen
2 personen
Docenten voor demonstraties indelen
2 personen
Proeflessen samenstellen
3 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering naar bezoekers sturen
Docentenprogramma bevestigen
2 personen
Muziek per les verzamelen
2 personen
Reservering catering bevestigen
Reservering apparatuur bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Danszalen controleren
2 personen
Vloeren vrijmaken
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Inschrijfformulieren klaarleggen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek afspeellijsten testen
2 personen
Proeflesmaterialen klaarleggen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing houden
5 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen verzorgen
2 personen
Informatie over lessen geven
3 personen
Dansdemonstraties begeleiden
4 personen
Proeflessen begeleiden
5 personen
Kinderen naar zalen begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussendoor controleren
Programmawijzigingen communiceren
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Laatste demonstratie aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Danszalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Opvolgmail naar bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Baliestafel
Podiumkrukkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakeraantal 2
Laptop
Tabletaantal 2
Fotocamera
Statievenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Danslintenaantal 20
Trainingselastiekenaantal 20
Dansspiegelsaantal 4
Handdoekenaantal 40

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenk kannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Danspostersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Vaasjesaantal 8
Kunstbloemenaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst per zaal de capaciteit en het programma vast. Plan proeflessen met minimaal 10 minuten wisseltijd, zodat groepen kunnen vertrekken terwijl de volgende deelnemers binnenkomen.
Stuur de uitnodiging zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn. Stuur ingeschreven bezoekers uiterlijk 2 dagen vooraf een herinnering met starttijd, zaalindeling en praktische informatie.
Bevestig docenten, catering en apparatuur uiterlijk 1 week vooraf. Controleer daarna per les de muziek en test microfoons, speakers, het mengpaneel en verlengkabels voordat bezoekers arriveren.
Reserveer voor de informatiebalie een vaste plek bij de entree. Leg daar de bezoekerslijst, tablet of laptop, programma-informatie en een duidelijke route naar de danszalen klaar.
Maak de zalen minimaal 60 minuten voor de start gereed. Controleer vrije vloeren, dansspiegels en sportmateriaal en plaats bewegwijzering voordat de eerste bezoekers zich melden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansschool open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, zalen en docenten. Plan de promotie en het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag.
Hoeveel tijd moet er tussen proeflessen zitten?: Houd minimaal 10 minuten wisseltijd aan tussen twee proeflessen. Bij verschillende leeftijdsgroepen of zalen is 15 minuten praktischer voor opruimen, uitleg en doorstroming.
Wanneer stuur ik een herinnering voor de dansschool open dag?: Stuur de herinnering 2 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, de gereserveerde proefles, de zaal, de route naar de entree en eventuele dieetwensen of cateringinformatie.
Wanneer test ik de muziek en geluidsapparatuur?: Test muziek, speakers, mengpaneel en microfoons uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals 60 minuten voor opening. Controleer per les of het juiste muziekbestand klaarstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.