Checklist pour organiser les portes ouvertes d’une école de danse

Une journée portes ouvertes réussie se prépare bien avant l’arrivée des visiteurs. Il faut coordonner les cours d’essai, les démonstrations, les capacités des salles et l’accueil, tout en gardant du temps pour les imprévus. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières invitations au rangement final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : musique par cours, besoins alimentaires, signalisation, branchements et conservation des produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les salles et les capacités
2 personnes
Répartir les professeurs pour les démonstrations
2 personnes
Composer les cours d'essai
3 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux visiteurs
Confirmer le programme des enseignants
2 personnes
Rassembler la musique par cours
2 personnes
Confirmer la réservation du catering
Confirmer la réservation du matériel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Vérifier les salles de danse
2 personnes
Libérer les sols
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer les formulaires d'inscription
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les playlists musicales
2 personnes
Préparer le matériel d’essai
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Donner des informations sur les cours
3 personnes
Animer les démonstrations de danse
4 personnes
Encadrer les cours d’essai
5 personnes
Accompagner les enfants aux salles
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes entre-temps
Communiquer les changements de programme
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer la dernière démonstration
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer les salles de danse
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Table de caisse
Tabourets de scèneqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte Bluetoothqté 2
Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Appareil photo
Trépiedsqté 2
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Rubans de danseqté 20
Élastiques d’entraînementqté 20
Miroirs de danseqté 4
Serviettesqté 40

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Assiettesqté 100
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 100
Porte-serviettesqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Affiches de danseqté 12
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Petits vasesqté 8
Fleurs artificiellesqté 16

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et la capacité de chaque salle au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez une marge de 10 à 15 % entre la capacité théorique et le nombre d’inscrits pour les cours d’essai.
Centralisez les inscriptions dans un seul formulaire. Demandez le niveau, l’âge, le cours choisi et les besoins alimentaires afin d’éviter les échanges de dernière minute.
Préparez la musique de chaque cours dans un dossier accessible hors ligne, puis testez le lecteur audio, la table de mixage, les microphones et les enceintes 24 heures avant l’ouverture.
Le jour J, installez l’entrée, le comptoir d’information et la signalisation au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Gardez les rallonges et multiprises dégagées des zones de passage.
Envoyez un rappel aux visiteurs 24 à 48 heures avant l’événement avec l’horaire, l’adresse, les consignes de tenue et le cours réservé. Stockez les produits frais au froid dès leur réception et vérifiez le catering avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser les portes ouvertes d’une école de danse ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour définir le programme, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et communiquer. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et la préparation des salles.
Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes d’une école de danse ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant la date. Faites un rappel 24 à 48 heures avant, avec le programme et les informations pratiques.
Combien de personnes inscrire par cours d’essai ?: Basez-vous sur la capacité réelle de la salle et gardez une marge de 10 à 15 % pour les déplacements et le matériel. Confirmez le nombre avec le professeur avant de publier les créneaux.
Quand préparer les salles de danse le jour des portes ouvertes ?: Commencez l’installation environ 90 minutes avant l’accueil du public. Vérifiez les sols, libérez les zones de danse, testez le son et placez les tapis, rubans ou élastiques selon chaque cours.

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