Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas de baile

Una jornada de puertas abiertas necesita más que clases de prueba y una invitación. Hay que encajar el programa con la capacidad de las salas, coordinar a los docentes, preparar la música y controlar las inscripciones. Esta checklist reúne 71 tareas y 54 materiales para que puedas avanzar en orden, desde fijar la fecha hasta montar la recepción. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, el equipo de sonido y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Determinar salas y capacidad
2 personas
Asignar a los docentes para las demostraciones
2 personas
Preparar las clases de prueba
3 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los visitantes
Confirmar el programa de docentes
2 personas
Recopilar música por clase
2 personas
Confirmar la reserva del catering
Confirmar la reserva del equipo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
Comprobar las salas de baile
2 personas
Despejar los suelos
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Dejar listos los formularios de inscripción
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar listas de reproducción de música
2 personas
Preparar los materiales de la clase de prueba
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
Hacer briefing al equipo
5 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Realizar las visitas guiadas
2 personas
Dar información sobre las clases
3 personas
Coordinar demostraciones de baile
4 personas
Guiar las clases de prueba
5 personas
Acompañar a los niños a las salas
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños entre medias
Comunicar los cambios del programa
Procesar las inscripciones
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar la última demostración
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar las salas de baile
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar correo de seguimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mesa de recepción
Taburetes de escenariocant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz Bluetoothcant. 2
Portátil
Tabletacant. 2
Cámara de fotos
Trípodescant. 2
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 4

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 30
Cintas de bailecant. 20
Bandas elásticas de entrenamientocant. 20
Espejos de danzacant. 4
Toallascant. 40

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Platoscant. 100
Cucharillas de cafécant. 60
Tenedorescant. 100
Porta-servilletascant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Jarras para servircant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Pósters de bailecant. 12
Mantelescant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 100
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Jarroncitoscant. 8
Flores artificialescant. 16

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la capacidad de cada sala antes de publicar las invitaciones. Así evitarás aceptar más personas de las que caben en una clase de prueba.
Pide las inscripciones con varios días de margen e incluye las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Necesitarás esos datos antes de confirmar el catering y las compras.
Confirma por separado a los docentes, la música de cada clase y el equipo reservado. Hazlo al menos 48 horas antes para detectar a tiempo un micrófono, cable o reproductor que falte.
Reserva tiempo para despejar los suelos y comprobar las salas antes de abrir las puertas. Coloca la recepción, las sillas, las mesas y la señalización con suficiente antelación para no mezclar montaje y bienvenida.
Prepara una prueba técnica completa: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil y regletas. Comprueba también la iluminación y guarda los productos refrigerados en frío en cuanto llegue la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de baile?: Empieza a fijar la fecha y el programa entre 4 y 6 semanas antes. Deja los últimos 2 o 3 días para confirmar docentes, inscripciones, catering, compras y equipo.
¿Cuántas personas caben en una clase de prueba de baile?: Depende de la superficie libre y del tipo de clase, especialmente si usas esterillas, bandas o cintas. Define una capacidad concreta para cada sala antes de abrir el formulario y no superes ese límite.
¿Cuándo enviar el recordatorio a los visitantes?: Envíalo entre 24 y 48 horas antes de la jornada. Incluye la hora de llegada, la sala, el programa, qué deben llevar y cualquier indicación sobre inscripción o preferencias dietéticas.
¿Qué equipo de sonido necesito para una jornada de puertas abiertas?: Prepara altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, reproductor de música, portátil, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de recibir al público.

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