Danspicknick organiseren: checklist voor een goede voorbereiding

Een danspicknick combineert een park, muziek, dansactiviteiten en eten op kleedjes of aan tafels. Begin daarom met de locatie en vergunningen, en leg daarna datum, leveranciers, muziekprogramma en vervoer vast. Verzamel dieetwensen op tijd en maak een duidelijk weerplan voor alle deelnemers. In de laatste dagen draait het vooral om gekoelde dranken, voorbereide hapjes, geladen accu’s en een controle van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parklocatie reserveren
Vergunningen controleren
Leveranciers vastleggen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Dansactiviteiten plannen
2 personen
Weersvoorspelling volgen
Materiaal reserveren
Vervoer regelen
Draaiboek afmaken
2 personen
Contactlijst controleren
Vrijwilligers inplannen
Allergenenkaart maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Muziek afspeellijsten downloaden
Accu's en batterijen laden
Weerplan communiceren
Locatie inspecteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Muziekinstallatie plaatsen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Route en ingang markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Allergeneninformatie klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma aankondigen
Dansworkshop begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Muziekprogramma bedienen
Dansvloer vrijhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Picknicktafels schoonhouden
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Verlichting controleren
Afscheid aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Muziek uitschakelen
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 15
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Muziektablet
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Handmegafonen

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Broodmandenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
IJslepelsaantal 3
Waterkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 20
Isolatiedekensaantal 2
Bewaardozenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koeltas voor dieetetenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren waaiersaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Sportmateriaal

Draagbare dansvloer
Danslintenaantal 20
Bluetooth afstandsbediening

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Blikvangersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4
EHBO-kit

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de parklocatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen of een vergunning nodig is. Zo voorkom je dat je programma al vaststaat terwijl de plek nog niet definitief is.
Plan muziek en dansactiviteiten als afzonderlijke onderdelen van het programma. Download de afspeellijsten vooraf en test Bluetoothspeakers, microfoon, verlengkabels en powerbanks op locatie.
Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een overzicht van dieetwensen en allergenen. Zet die informatie zichtbaar bij de buffettafels en gebruik aparte serveerschalen of opscheplepels waar dat nodig is.
Volg de weersvoorspelling vanaf de week voor het evenement en communiceer een concreet alternatief. Controleer vooraf waar partytenten, picknickkleden, koelboxen en tafels komen te staan.
Laad accu’s en batterijen de avond ervoor en neem reservebatterijen mee. Plan bovendien wie materialen naar het park brengt, wie vrijwilligers aanstuurt en wie tijdens het programma het aanspreekpunt is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een danspicknick organiseren en de locatie reserveren?: Reserveer de parklocatie zodra je een gewenste datum hebt, bij voorkeur enkele weken vooraf. Controleer op hetzelfde moment de vergunningseisen en eventuele regels voor muziek, tenten en groepsactiviteiten.
Hoeveel voorbereidingstijd heb ik nodig voor een danspicknick?: Begin minimaal 4 weken vooraf met locatie, vergunningen, leveranciers en uitnodigingen. Rond het draaiboek, de contactlijst, vrijwilligersplanning en het weerplan uiterlijk enkele dagen voor de picknick af.
Wat moet ik regelen bij slecht weer tijdens een danspicknick?: Bepaal vooraf of je partytenten gebruikt, het programma inkort of de picknick verplaatst. Communiceer het weerplan uiterlijk 24 uur vooraf en wijs één persoon aan die de definitieve beslissing deelt.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een danspicknick?: Doe de boodschappen kort voor het evenement, bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf en koel de dranken enkele uren vooraf. Controleer vóór vertrek de boodschappenlijst, allergenenkaart en aanwezige serveermaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.