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Checklist pour organiser un pique-nique dansant

Un pique-nique dansant demande plus qu’une playlist et quelques couvertures. Il faut réserver le parc, vérifier les autorisations, coordonner les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et préparer le matériel de sonorisation. Cette checklist regroupe les 70 tâches et 59 fournitures à suivre dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les batteries, le plan météo ou l’acheminement des tables et des glacières le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu du parc

  • Vérifier les autorisations

  • Valider les fournisseurs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Planifier les activités de danse

    2 personnes

  • Suivre les prévisions météo

  • Réserver le matériel

  • Organiser le transport

  • Finaliser le déroulé

    2 personnes

  • Vérifier la liste de contacts

  • Planifier les bénévoles

  • Créer une carte des allergènes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Télécharger les playlists musicales

  • Charger les batteries et piles

  • Communiquer le plan en cas de mauvais temps

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Déployer les couvertures de pique-nique

    3 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Installer le buffet

    3 personnes

  • Installer le bar à boissons

    2 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    2 personnes

  • Tester la musique

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Marquer le parcours et l'entrée

    2 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Préparer les informations sur les allergènes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Animer l'atelier de danse

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Gérer le programme musical

  • Dégager la piste de danse

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Maintenir les tables de pique-nique propres

    2 personnes

  • Annoncer le programme du soir

  • Vérifier l'éclairage

  • Annoncer le départ

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Couper la musique

  • Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Vérifier les restes

    2 personnes

  • Nettoyer l’équipement

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Enregistrer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaises pliantesqté 60
  • Couvertures de pique-niqueqté 15
  • Tables de buffetqté 3
  • Tables hautesqté 4

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Tablette musicale
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 3
  • Batteries externesqté 3
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Mégaphones manuels

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lanternes LEDqté 8
  • Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

  • Assiettes réutilisablesqté 70
  • Bols réutilisablesqté 70
  • Gobelets réutilisablesqté 100
  • Verres à vinqté 50
  • Couteauxqté 70
  • Fourchettesqté 70
  • Cuillèresqté 70
  • Louchesqté 12
  • Corbeilles à painqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Cuillères à glaceqté 3
  • Carafes d’eauqté 8
  • Tire-bouchonsqté 3
  • Pains de glaceqté 20
  • Couvertures isolantesqté 2
  • Boîtes de rangementqté 12
  • Papier aluminiumqté 2
  • Film alimentaireqté 2
  • Glacière pour repas adaptésqté 2

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Éventails en papierqté 20
  • Nappesqté 8
  • Panneaux de menuqté 4
  • Panneaux en ardoiseqté 3
  • Porte-nomsqté 4

Matériel de sport

  • Piste de danse portable
  • Rubans de danseqté 20
  • Télécommande Bluetooth

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balais à mainqté 3
  • Éléments pharesqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 2
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Bacs à vaisselleqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Pompes de désinfectionqté 4
  • Trousse de premiers secours

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réservez le parc et vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins une semaine pour confirmer les règles concernant la musique, les tentes et l’occupation de l’espace.
  • Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et demandez les allergies ou régimes alimentaires à chaque participant. Préparez ensuite une carte des allergènes lisible, plutôt que de répondre aux questions au moment du buffet.
  • Téléchargez les playlists et chargez les batteries la veille. Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises sur place ou avec une configuration identique avant le départ.
  • Suivez les prévisions météo pendant les 72 heures précédentes et communiquez un plan précis en cas de pluie. Indiquez clairement l’heure et le canal utilisés pour prévenir les participants d’un changement.
  • Inspectez le parc avant l’installation et répartissez le transport entre plusieurs personnes. Prévoyez assez de temps pour acheminer les tables pliantes, les couvertures, les glacières et le matériel musical avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique dansant ?
Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le parc, vérifier les autorisations, valider les fournisseurs, envoyer les invitations et organiser le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un pique-nique dansant ?
Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance, puis fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les repas, les boissons, les places assises et le nombre de bénévoles.
Que prévoir pour la musique d’un pique-nique dansant en extérieur ?
Préparez les playlists au moins 24 heures avant et chargez toutes les batteries et piles la veille. Vérifiez aussi les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant le transport.
Que faire s’il pleut le jour du pique-nique dansant ?
Décidez du plan météo au plus tard 48 heures avant et communiquez-le à tous les inscrits. Précisez si l’événement est maintenu sous tente, déplacé ou annulé, ainsi que l’heure à laquelle la décision sera confirmée.

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