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Tanzpicknick organisieren: die praktische Checkliste

Ein Tanzpicknick verbindet Musik, Bewegung und Essen im Freien – braucht aber mehr Vorbereitung als ein normales Picknick. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen, Parkplatz und Lieferanten, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Musikprogramm und Tanzaktivitäten. In den letzten Tagen stehen Wetterplan, Einkäufe, gekühlte Getränke, geladene Akkus und der Transport der Materialien an. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch alle 70 Aufgaben und 59 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Parkplatz reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Lieferanten festlegen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Tanzaktivitäten planen

    2 Personen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Material reservieren

  • Transport organisieren

  • Ablaufplan fertigstellen

    2 Personen

  • Kontaktliste prüfen

  • Freiwillige einplanen

  • Allergiekarte erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Musik-Playlists herunterladen

  • Akkus und Batterien laden

  • Wetterplan kommunizieren

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Picknickdecken ausbreiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage aufstellen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Route und Eingang markieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Tanzworkshop betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Musikprogramm bedienen

  • Tanzfläche freihalten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Picknicktische sauber halten

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Abschied ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Musik ausschalten

  • Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kontrollieren

    2 Personen

  • Geräte reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Vermisste Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • PicknickdeckenAnz. 15
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Musik-Tablet
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Handmegafone

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • WeingläserAnz. 50
  • MesserAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • EislöffelAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 20
  • IsolierdeckenAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • Kühltasche für DiätkostAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • PapierfächerAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 8
  • MenükartenAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 3
  • NamensschildhalterAnz. 4

Sportmaterial

  • Tragbarer Tanzboden
  • TanzbänderAnz. 20
  • Bluetooth-Fernbedienung

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 3
  • BlickfängerAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülwannenAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsspenderAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Parkplatz und Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vorher. Prüfe außerdem, ob für Musik, Zelte oder die Nutzung der Fläche eine Genehmigung nötig ist.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Tanzpicknick. So kannst du Snacks, Geschirr und Allergiehinweise passend vorbereiten.
  • Plane für das erste Picknick-Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein und stelle Kühlboxen rechtzeitig kalt. Getränke werden oft erst am Veranstaltungstag besorgt und sind dann noch nicht gekühlt.
  • Lade Musik-Tablet, Bluetooth-Lautsprecher, Powerbanks und Ersatzbatterien am Vorabend vollständig auf. Teste Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Playlists vor dem Transport.
  • Kommuniziere den Wetterplan spätestens 24 Stunden vorher und prüfe die Vorhersage am Veranstaltungsmorgen erneut. Partyzelte, LED-Laternen und Picknickdecken sollten dann bereits vollständig am Ort sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzpicknick organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Ort, Parkplatz, Genehmigungen und Lieferanten. Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Tanzpicknick?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Bei warmem Wetter oder viel Tanz solltest du zusätzlich Wasser und weitere Getränke einplanen.
Wann sollte ich die Wettervorhersage für das Tanzpicknick prüfen?
Prüfe die Vorhersage erstmals fünf bis sieben Tage vorher und erneut 24 Stunden vor Beginn. Am Veranstaltungstag reicht eine letzte Kontrolle am Morgen, damit du den Wetterplan kommunizieren kannst.
Was muss am Vorabend eines Tanzpicknicks erledigt sein?
Am Vorabend sollten Einkäufe, Snacks, gekühlte Getränke, heruntergeladene Playlists und geladene Akkus bereit sein. Kontrolliere außerdem Kontaktliste, Ablaufplan und den Transport der Materialien.

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