Checklist voor een dansmiddag voor ouderen
Een dansmiddag voor ouderen vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een dansvloer. Regel de locatie, toegankelijkheid en vervoersbehoeften vroeg, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Plan naast dansen ook voldoende zitplaatsen, koffie en rustige momenten. Met deze checklist werk je van reservering en aanmeldingen naar de inrichting, ontvangst en uitvoering op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Muziek en dansvloer afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften registreren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Route en toegankelijkheid controleren
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Muziekinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en koffietafel inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Jassen en rollators begeleiden
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeplek netjes houden
2 personen
Verzoeknummers verzamelen
Afscheid van bezoekers begeleiden
4 personen
Muziek en apparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Voorraad terugzetten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
- Rolstoeltafelsaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Schalenaantal 12
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Scharenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Muziekspeler
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Ballonnenaantal 60
- Papieren slingersaantal 8
- Naamkaartjesaantal 80
Catering
- Koffiekanaantal 2
- Drankdispensersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Tips
- Controleer de route en toegankelijkheid uiterlijk 2 weken vooraf. Let op drempels, de doorgang voor rolstoelen, het toilet en de plek waar deelnemers worden ontvangen.
- Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en vervoersbehoeften. Bevestig de aanmelding en eventuele vervoersafspraken uiterlijk 1 week voor de dansmiddag.
- Maak het muziekprogramma voor de eerste 2 uur voorafgaand aan de opbouw. Plan afwisseling tussen dansbare nummers en pauzes, en test speakers en microfoon vóór de ontvangst begint.
- Zet per vrijwilliger een duidelijke taak op papier en houd minimaal 1 persoon vrij voor ontvangst en onverwachte hulp. Instrueer het team voordat de deuren opengaan.
- Zet dranken minstens 1 uur vooraf koud en richt buffet en koffietafel in voordat de eerste gasten arriveren. Houd servies, bestek en serveerlepels op een vaste plek zodat bijvullen snel gaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansmiddag voor ouderen organiseren?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de dansmiddag en sluit de aanmeldingen 1 week vooraf voor de catering en vervoersplanning.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een dansmiddag voor ouderen?
- Zet naast de dansvloer voor iedere aangemelde deelnemer minimaal 1 stoel klaar. Reserveer daarnaast 10 tot 15 procent extra stoelen, zodat mensen kunnen rusten en begeleiders of vrijwilligers kunnen aanschuiven.
- Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een dansmiddag voor ouderen?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers. Bij 40 deelnemers zijn dus 3 tot 4 vrijwilligers praktisch: voor ontvangst, catering, vervoer en hulp tijdens het dansen.
- Wanneer moet ik de muziek en geluidsinstallatie testen?
- Test speakers, muziekspeler en microfoon tijdens de opbouw, minimaal 1 uur voordat de deelnemers binnenkomen. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels en het volume vanaf de dansvloer en de zitplaatsen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!