Zo organiseer je een geslaagde dansmiddag

Een dansmiddag staat of valt met een logische volgorde: eerst de zaal en het programma, daarna de bezoekers, catering en techniek. Plan vooraf wanneer de muziek wisselt, hoeveel ruimte de dansvloer inneemt en wie op de dag zelf aanspreekpunt is. Vooral geluidsapparatuur, dieetwensen en leveringen worden vaak te laat gecontroleerd. Met dit plan werk je van de eerste reservering naar een zaal die op tijd klaarstaat voor ontvangst, dans en pauzes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Dansprogramma afstemmen
2 personen
8
Bezoekerslijst controleren
9
Leveringen bevestigen
10
Naamkaartjes maken
2 personen
11
Programma's afdrukken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Apparatuur testen
2 personen
14
Muziek klaarzetten
15
Dranken koelen
2 personen
16
Versiering voorbereiden
3 personen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen klaarzetten
4 personen
20
Dansvloer vrijmaken
3 personen
21
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
22
Buffettafels inrichten
3 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
24
Hapjes klaarzetten
4 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
27
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Bezoekers verwelkomen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Muziek verzorgen
33
Dansrondes aankondigen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
40
Servies afwassen
4 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Zaal schoonmaken
4 personen
43
Versiering verwijderen
3 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Feestslingersaantal 4
Ballonnenaantal 80
Tafeldecoratiesaantal 8
Naambadgesaantal 60
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer meteen of tafels, stoelen en een vrije dansvloer in de opstelling passen. Leg ook vast vanaf welk tijdstip je kunt opbouwen.
Stuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en de bezoekerslijst te verwerken. Sluit de lijst uiterlijk enkele dagen voor de dansmiddag, zodat naamkaartjes en programma’s niet op het laatste moment hoeven.
Test luidsprekers, muziekspeler, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de opbouw, niet pas bij de eerste muziek. Zet het volledige muziekprogramma vooraf klaar en controleer of de microfoon verstaanbaar is vanaf de dansvloer.
Richt eerst de dansvloer in en plaats daarna buffettafels, tafels en stoelen eromheen. Koel dranken op tijd, zet koffie en thee klaar en houd serveerschalen, tangen en afvalbakken binnen handbereik.
Plan vóór de ontvangst een laatste ronde door de zaal: controleer de geluidsinstallatie, programmastandaards, versiering, verlichting en de bezoekerslijst. Wijs één persoon aan voor vragen over dieetwensen en één persoon voor muziek of microfoonproblemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansmiddag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, uitnodigingen en het muziekprogramma. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, leveringen en het afdrukken van naamkaartjes en programma’s.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansmiddag?: Houd naast tafels en stoelen een duidelijk vrij dansvlak aan; reken als praktische start op ongeveer 1,5 tot 2 m² per gelijktijdige danser. Stem de opstelling af op het verwachte aantal bezoekers en controleer of geluidsapparatuur geen looproute blokkeert.
Wanneer test je de muziek en geluidsapparatuur?: Test alle apparatuur tijdens de opbouw, minimaal 1 tot 2 uur vóór de ontvangst. Controleer muziekspeler, luidsprekers, microfoons, standaards, verlengkabels en stekkerdozen met precies de muziek en microfoon die je gebruikt.
Hoeveel drank en koffie heb ik nodig voor een dansmiddag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur, naast water. Voor koffie en thee kun je starten met 2 koppen per persoon voor de hele middag en later bijvullen op basis van het verbruik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.