LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Dansmiddag organiseren: checklist en planning

Een dansmiddag staat of valt met een vrije dansvloer, goed geteste muziek en een ontvangst die niet ophoudt bij de entree. Reserveer eerst de zaal en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. In de laatste week controleer je leveringen, dieetwensen en bezoekerslijst. Op de dag zelf draait het vooral om opbouw, geluid, gekoelde dranken en een buffet dat klaarstaat zonder de dansruimte kleiner te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Zaal reserveren

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Muziekprogramma samenstellen

    2 personen

  • Dansprogramma afstemmen

    2 personen

  • Bezoekerslijst controleren

  • Leveringen bevestigen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Programma's afdrukken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Muziek klaarzetten

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Versiering voorbereiden

    3 personen

  • Zaal controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Dansvloer vrijmaken

    3 personen

  • Geluidsapparatuur opstellen

    2 personen

  • Buffettafels inrichten

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    3 personen

  • Hapjes klaarzetten

    4 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Ingang en garderobe inrichten

    2 personen

  • Ontvangstbalie klaarzetten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Muziek verzorgen

  • Dansrondes aankondigen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    5 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 60
  • Buffettafelsaantal 2
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Tafelkledenaantal 8

Servies

  • Koffiekopjesaantal 70
  • Waterglazenaantal 70
  • Gebaksbordenaantal 70
  • Vorkenaantal 70
  • Theelepelsaantal 70
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveertangenaantal 4
  • Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 2
  • Muziekspeler
  • Microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Flessenopenersaantal 2

Decoratie

  • Feestslingersaantal 4
  • Ballonnenaantal 80
  • Tafeldecoratiesaantal 8
  • Naambadgesaantal 60
  • Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

  • Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Dweilenaantal 2
  • Emmersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan het muziek- en dansprogramma vóór je de programma’s afdrukt. Houd rekening met pauzes, zodat koffie, thee en hapjes op vaste momenten kunnen worden klaargezet.
  • Test geluidsapparatuur, muziekspeler en microfoons minimaal één dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of microfoonstandaards niemand op de dansvloer hinderen.
  • Maak de dansvloer volledig vrij voordat je tafels en stoelen plaatst. Zet buffettafels langs de rand en houd een duidelijke looproute naar drank, koffie en thee.
  • Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en controleer de lijst opnieuw vóór het boodschappen doen. Zet afwijkende hapjes herkenbaar apart op serveerschalen.
  • Richt de entree in met naamkaartjes, programmastandaards en de gecontroleerde bezoekerslijst. Leg kledingrekken, afvalbakken en extra waterglazen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een zaal voor een dansmiddag reserveren?
Reserveer de zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor uitnodigingen, aanmeldingen en het afstemmen van het dansprogramma.
Hoe lang van tevoren moet ik uitnodigingen voor een dansmiddag versturen?
Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de dansmiddag. Dan kun je dieetwensen, naamkaartjes en boodschappen nog verwerken.
Wanneer moet ik de muziek en geluidsapparatuur testen?
Test muziekspeler, luidsprekers en microfoons uiterlijk de dag vóór de dansmiddag. Controleer op de dag zelf nog één keer het volume en de aansluitingen voordat de bezoekers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansmiddag op te bouwen?
Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, geluidsapparatuur, versiering en catering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste zaalcontrole en geluidscheck.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!