Zo organiseer je een dansmarathon

Een dansmarathon organiseren begint niet bij de muziek, maar bij een haalbaar tijdschema, een geschikte locatie en een duidelijke deelnemersregistratie. Leg eerst het goede doel, de datum en de locatie vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, muziek, catering en de donatie- of inzamelactie. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouw, getest geluid, herkenbare polsbandjes en genoeg rust- en drinkmomenten. Met een draaiboek voorkom je dat praktische zaken tussen de dansende deelnemers verdwijnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Goed doel vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie online plaatsen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
9
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
10
Muziekrechten controleren
11
DJs of muziekteams bevestigen
12
Catering bestellen
2 personen
13
Dranken bestellen
14
Prijzen voor inzamelactie regelen
2 personen
15
Betaalwijze voor donaties regelen
2 personen
16
Plattegrond maken
17
Draaiboek afdrukken
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Polsbandjes sorteren
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Versproducten ophalen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Deelnemers bevestigen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Vloer en ruimte inspecteren
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Dansvloer afzetten
3 personen
30
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Donatiepunt inrichten
2 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
3 personen
37
Toiletten controleren
38
EHBO-materialen klaarzetten
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Polsbandjes uitdelen
2 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Dansmarathon starten
2 personen
44
Muziek draaien
2 personen
45
Deelnemers begeleiden
3 personen
46
Waterpunten aanvullen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Donaties registreren
2 personen
50
Fotomoment begeleiden
2 personen
51
Pauzes aankondigen
52
Lichte snacks aanvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Vloer vrijhouden
2 personen
55
Eindbedrag bekendmaken
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Overgebleven eten verpakken
3 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Ruimte schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Donaties overmaken
2 personen
69
Bedankbericht versturen
70
Opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Hoge statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DJ-controller
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Dansvloertegelsaantal 40
Vloermarkeringaantal 2
Polsbandjesaantal 120
Stretchmattenaantal 20
Handdoekenaantal 80
Ventilatorenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 12
Aankondigingsbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Donatieboxenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 3 uur voor de start. Zet dansvloertegels, vloermarkering, speakers, microfoons en verlichting eerst klaar en test daarna het volledige muziekprogramma op volume en verstaanbaarheid.
Bevestig deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf. Verwerk dieetwensen in dezelfde lijst als de deelnemersregistratie, zodat catering en ontvangstteam niet met losse briefjes werken.
Werk met vaste muziekblokken van 45 tot 60 minuten en plan daartussen korte drink- of wisselmomenten. Zo kan de dj of muziekgroep het tempo aanpassen zonder dat de marathon stilvalt.
Leg donaties en prijzen uiterlijk 1 week vooraf vast. Test de gekozen betaalwijze op de laptop of telefoon van de organisatie en wijs één persoon aan die betalingen en prijzen bijhoudt.
Maak per zone een materiaalchecklist en controleer die 1 dag vooraf. Denk niet alleen aan techniek, maar ook aan verlenghaspels, stekkerdozen, waterkannen, afvalbakken, herbruikbare glazen en stretchmatten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansmarathon organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de datum, locatie en het goede doel vast; gebruik de laatste week voor bevestigingen, boodschappen, materiaalcontrole en het afdrukken van het draaiboek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dansmarathon?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 deelnemers, plus een aparte coördinator voor muziek en techniek. Bij 60 deelnemers heb je dus minstens 3 tot 4 vrijwilligers nodig naast de hoofdcoördinator.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een dansmarathon?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; bij langer dansen loopt dat op naar ongeveer 0,5 liter per persoon per uur. Zet water op meerdere plekken en vul de kannen tijdens elk drinkmoment bij.
Wanneer moet je de muziek en geluidsapparatuur testen?: Test de volledige set uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals minimaal 2 uur voor de start. Controleer actieve speakers, het mengpaneel, de dj-controller, microfoons, kabels en een reserve-afspeeloptie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.