Organiser un marathon de danse sans perdre le rythme

Un marathon de danse se prépare d’abord comme une longue journée d’accueil, puis comme un spectacle musical. Commencez par bloquer la date et le lieu, choisir l’association bénéficiaire et fixer les règles d’inscription. Ensuite, coordonnez les participants, les bénévoles, les équipes musicales, le catering et la collecte de dons. Les derniers jours servent surtout à confirmer les présences, préparer les bracelets, refroidir les boissons et vérifier chaque câble, micro et rallonge.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Arrêter le choix de l’association caritative
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion en ligne
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Inscrire les bénévoles
2 personnes
9
Établir le programme musical
2 personnes
10
Vérifier les droits musicaux
11
Confirmer les DJs ou les équipes musicales
12
Commander le catering
2 personnes
13
Commander des boissons
14
Prévoir les prix pour la collecte
2 personnes
15
Organiser le mode de paiement pour les dons
2 personnes
16
Créer le plan
17
Imprimer le déroulé
18
Imprimer la liste des participants
19
Trier les bracelets
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Confirmer les participants
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Inspecter le sol et la salle
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Balisage de la piste de danse
3 personnes
30
Installer le matériel sonore
3 personnes
31
Tester le matériel sonore
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer le point de dons
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer la table traiteur
3 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Distribuer les bracelets
2 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Lancer le marathon de danse
2 personnes
44
Passer la musique
2 personnes
45
Accompagner les participants
3 personnes
46
Réapprovisionner les points d’eau
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Enregistrer les dons
2 personnes
50
Animer le moment photo
2 personnes
51
Annoncer les pauses
52
Réapprovisionner les snacks légers
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Dégager le sol
2 personnes
55
Annoncer le montant final
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Emballer les restes
3 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer l’espace
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Verser les dons
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
70
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Contrôleur DJ
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Câbles de rechargeqté 6

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Dalles de piste de danseqté 40
Marquage au solqté 2
Braceletsqté 120
Tapis de stretchingqté 20
Serviettesqté 80
Ventilateursqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Panneaux d’annonceqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Boîtes à donsqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 6 semaines avant l’événement. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les coordonnées utiles et la disponibilité des bénévoles afin d’éviter les relances de dernière minute.
Construisez le programme musical par blocs de 60 à 90 minutes, avec des pauses prévues pour manger, boire et s’étirer. Confirmez les DJs ou groupes au plus tard 3 semaines avant, puis vérifiez les droits musicaux.
Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et la chaleur du lieu. Mettez les boissons au frais la veille et gardez des carafes d’eau accessibles près de la piste.
Organisez la collecte avant l’ouverture : mode de paiement testé, prix affichés et personne responsable identifiée. Préparez aussi les bracelets triés par catégorie pour accélérer l’accueil des participants confirmés.
La veille, imprimez le déroulé, la liste des participants et le plan de salle. Testez la table de mixage, les microphones, les enceintes, les rallonges et les multiprises, puis dégagez les passages avec un marquage au sol visible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de danse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, lancer les inscriptions, recruter les bénévoles, réserver le catering et verrouiller la programmation musicale au moins 3 semaines avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un marathon de danse ?: Envoyez-les 6 semaines avant la date, puis faites une relance 3 semaines avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités de repas, les besoins alimentaires et les bracelets.
Combien de bénévoles prévoir pour un marathon de danse ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la collecte, 1 pour les boissons et 1 référent technique par tranche de 50 participants. Faites tourner les équipes toutes les 2 à 3 heures pour maintenir l’attention.
Que faut-il vérifier la veille d’un marathon de danse ?: Comptez 2 heures pour une vérification complète : plan de salle, matériel audio, éclairage, câbles, tapis de stretching, poubelles, vaisselle réutilisable, boissons et produits frais. Confirmez aussi les participants et les intervenants avant la fermeture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.