Einen Tanzmarathon Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Tanzmarathon müssen Anmeldung, Musikprogramm, Spendenaktion und Verpflegung ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Ort und dem Zweck der Spenden, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung veröffentlichst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und freiwillige Helfer und bestätigst DJs, Catering sowie Technik. In der letzten Woche geht es vor allem um Teilnehmerlisten, Armbänder, Lageplan, Drehbuch und einen belastbaren Ablauf für den Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Wohltätigkeitsorganisation festlegen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung online stellen
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Freiwillige anmelden
2 Personen
- 9
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 10
Musikrechte prüfen
- 11
DJs oder Musikgruppen bestätigen
- 12
Catering bestellen
2 Personen
- 13
Getränke bestellen
- 14
Preise für die Sammelaktion organisieren
2 Personen
- 15
Zahlungsmethode für Spenden einrichten
2 Personen
- 16
Lageplan erstellen
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Teilnehmerliste ausdrucken
- 19
Armbänder sortieren
2 Personen
- 20
Materialien prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 25
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Boden und Raum inspizieren
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Tanzfläche absperren
3 Personen
- 30
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Tonanlage testen
2 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
- 35
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 36
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 41
Armbänder verteilen
2 Personen
- 42
Eröffnungsrede halten
- 43
Tanzmarathon starten
2 Personen
- 44
Musik auflegen
2 Personen
- 45
Teilnehmende betreuen
3 Personen
- 46
Wasserstationen auffüllen
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Spenden erfassen
2 Personen
- 50
Fotomoment begleiten
2 Personen
- 51
Pausen ankündigen
- 52
Leichte Snacks auffüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Boden frei halten
2 Personen
- 55
Endbetrag bekanntgeben
- 56
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 58
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Raum reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Spenden überweisen
2 Personen
- 69
Dankesnachricht versenden
- 70
Ergebnis veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- Hohe StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 10
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- DJ-Controller
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- LadekabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichtleistenAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Sportmaterial
- TanzfliesenAnz. 40
- BodenmarkierungAnz. 2
- ArmbänderAnz. 120
- StretchmattenAnz. 20
- HandtücherAnz. 80
- VentilatorenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 200
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 12
- AnkündigungsschilderAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
- SpendendosenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- WäschekörbeAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort mindestens 8 Wochen vorher fest. Kläre dabei sofort, wie viele Tanzflächen, Sitzplätze und Stromanschlüsse vorhanden sind, bevor du Technik oder Catering bestellst.
- Erstelle das Anmeldeformular vor dem Versand der Einladungen. Frage neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Spendenbeitrag und die Bereitschaft zur freiwilligen Hilfe ab; schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Tanzmarathon.
- Plane das Musikprogramm blockweise und bestätige DJs oder Musikgruppen mindestens 3 Wochen vorher. Prüfe außerdem die Musikrechte und teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel nicht erst am Veranstaltungstag.
- Bestelle Getränke und Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl. Stelle Getränke am Vortag kalt, hole frische Produkte am Veranstaltungstag ab und bereite Snacks so vor, dass die Tanzfläche während der Ausgabe frei bleibt.
- Drucke Lageplan, Drehbuch und Teilnehmerliste spätestens am Vortag aus. Sortiere die Armbänder nach Einlass oder Gruppe und teile mindestens 3 Helfer für Check-in, Spenden, Verpflegung und den Technikbereich ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tanzmarathon organisieren?
- Starte mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Wohltätigkeitsorganisation und Anmeldung. Musik, Catering und Technik sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tanzmarathon?
- Plane mindestens 1 Helfer pro 25 bis 30 Teilnehmende und zusätzlich 2 bis 3 Personen für Technik, Einlass und Spenden. Bei 100 Teilnehmenden sind damit etwa 6 bis 7 Helfer sinnvoll.
- Wie viel Getränke braucht man für einen Tanzmarathon?
- Rechne bei einer mehrstündigen Veranstaltung mit etwa 1,5 bis 2 Litern alkoholfreien Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Stelle Wasser während des gesamten Programms bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
- Was muss man am Tag vor dem Tanzmarathon vorbereiten?
- Drucke Ablaufplan und Teilnehmerliste aus, sortiere Armbänder, prüfe Materialien und stelle Getränke kalt. Baue, wenn möglich, Tanzfliesen, Bodenmarkierungen und Lichttechnik am Vorabend auf und teste den Ton mindestens einmal vollständig.
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