Danskamp organiseren: checklist en planning

Een danskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een docent. Je regelt tegelijk het programma, de deelnemersadministratie, muziek, catering, materiaal en de ontvangst. Begin met de locatie en dansdocenten, werk daarna het programma en inschrijfformulier uit en verzamel tijdig dieetwensen, noodcontacten en toestemmingen. In de laatste week controleer je de groepsindeling, techniek, boodschappen en route-informatie. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde afwerkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Dansdocenten vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toestemmingen controleren
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Groepsindeling maken
2 personen
Muziek afspeellijsten maken
2 personen
Muziekbestanden downloaden
Catering bestellen
Reservering bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en parkeren doorgeven
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Snacks portioneren
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Telefoons en accu's opladen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zalen openen
2 personen
Vloeren controleren
2 personen
Danszalen schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek per zaal klaarzetten
2 personen
Licht en ventilatie instellen
2 personen
Waterpunten vullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Warming-up begeleiden
2 personen
Dansworkshop hiphop geven
2 personen
Dansworkshop modern geven
2 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek tussen workshops verzorgen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Avondworkshop begeleiden
2 personen
Showcase voorbereiden
4 personen
Showcase begeleiden
3 personen
Foto's maken
Avondsnacks serveren
3 personen
Vrije dansavond begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid aankondigen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie afnemen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloeren vegen en dweilen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Restanten opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 3
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Oplaadkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Tafelmicrofoonstandaardsaantal 2
Bluetooth-adaptersaantal 2

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Yogamattenaantal 30
Stretchbandenaantal 30
Foamrollersaantal 15
Pionnenaantal 20
Spiegelsaantal 4
Handdoekenaantal 40

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Lanyardsaantal 70
Programmaflyersaantal 80
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
Ballonnenaantal 80
Feestslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Plakbandaantal 6
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 100

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks-messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Broodmandenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Eerste hulp kit
Zaklampenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie en dansdocenten eerst vast. Doe dit bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, zodat je het programma kunt bouwen rond de beschikbare zaal en begeleiders.
Maak het inschrijfformulier compleet voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag naast contactgegevens ook naar dieetwensen, noodcontacten en benodigde toestemmingen; controleer de lijst wekelijks.
Plan per dansblok tijd voor wisselen, drinken en opruimen. Zet groepsindeling, programmaflyers en naamkaartjes uiterlijk 2 dagen vooraf klaar, zodat de ontvangst niet vertraagt.
Test muziek en techniek in de zaal voordat deelnemers komen. Download de muziekbestanden vooraf en controleer speakers, mengpaneel, microfoons, laptops, accu’s, kabels en stekkerdozen.
Doe boodschappen en bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers. Koel dranken en portioneer snacks op de dag zelf; leg ook handdoeken, matten en afvalbakken klaar vóór het eerste blok.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een danskamp organiseren?: Reserveer de locatie en leg dansdocenten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en inschrijfformulier klaar zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de start.
Wat moet ik verzamelen bij de inschrijving voor een danskamp?: Vraag minimaal naam, contactgegevens, dieetwensen, noodcontact en eventuele toestemmingen. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en sluit de definitieve groepsindeling ongeveer 3 dagen vooraf.
Hoeveel dansmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Voor materiaal dat individueel wordt gebruikt, zoals een yogamat, handdoek of stretchband, plan je één exemplaar per deelnemer. Pionnen, spiegels en foamrollers kun je per oefening centraal klaarzetten; controleer de aantallen uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer controleer ik de techniek voor een danskamp?: Test muziek, speakers, microfoons, laptop, mengpaneel en alle kabels minimaal 1 dag vooraf in de echte zaal. Laad telefoons en accu’s volledig op en neem reserve-oplaadkabels mee naar de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.