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Tanzcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzcamp braucht mehr als einen Raum und gute Musik. Du musst die Location sichern, Tanzlehrer und Programm festlegen, Anmeldungen verwalten und Gruppen einteilen. Gleichzeitig müssen Notfallkontakte, Ernährungswünsche, Genehmigungen und die Anreise geklärt werden. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag – einschließlich Technik, Tanzmaterial, Verpflegung und Zugang zur Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer festlegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Musikwiedergabelisten erstellen

    2 Personen

  • Musikdateien herunterladen

  • Catering bestellen

  • Reservierung bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Route und Parken mitteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Handys und Akkus aufladen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Säle öffnen

    2 Personen

  • Böden kontrollieren

    2 Personen

  • Tanzsäle reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik pro Raum bereitlegen

    2 Personen

  • Licht und Belüftung einstellen

    2 Personen

  • Wasserstellen auffüllen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Hip-Hop-Tanzworkshop leiten

    2 Personen

  • Modernen Tanzworkshop geben

    2 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Musik zwischen den Workshops bereitstellen

  • Teilnehmende betreuen

    4 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abendworkshop betreuen

    2 Personen

  • Showcase vorbereiten

    4 Personen

  • Showcase begleiten

    3 Personen

  • Fotos machen

  • Abendsnacks servieren

    3 Personen

  • Freien Tanzabend betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration abnehmen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Böden fegen und wischen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Material prüfen

    2 Personen

  • Soundanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückgeben

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fotos sicher speichern

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • Empfangstresen
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 3
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • LadekabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • TischmikrofonständerAnz. 2
  • Bluetooth-AdapterAnz. 2

Sportmaterial

  • TanzmattenAnz. 30
  • YogamattenAnz. 30
  • StretchbänderAnz. 30
  • SchaumstoffrollenAnz. 15
  • KegelAnz. 20
  • SpiegelAnz. 4
  • HandtücherAnz. 40

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 70
  • LanyardsAnz. 70
  • ProgrammflyerAnz. 80
  • HinweispfeileAnz. 20
  • BallonsAnz. 80
  • PartygirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • KlebebandAnz. 6
  • StifteAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • Erste-Hilfe-Set
  • TaschenlampenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location früh und bestätige die Buchung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Tanzcamp. Kläre dabei, wann du den Schlüssel abholen kannst und ob Tische, Stühle und Kleiderständer vor Ort sind.
  • Verschicke das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vorher und frage dort direkt Ernährungswünsche und Notfallkontakte ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Anmeldeänderung, damit Gruppen und Verpflegung stimmen.
  • Plane das Programm mit festen Start- und Pausenzeiten und teile die Teilnehmenden spätestens 7 Tage vorher in Gruppen ein. Drucke das Drehbuch aus und halte Programmflyer sowie Namensschilder am Empfang bereit.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Bluetooth-Adapter am Vortag. Lade Laptops, Handys und Akkus vollständig auf und lade Musikdateien zusätzlich herunter, damit du nicht vom WLAN abhängig bist.
  • Bestelle das Catering nach der finalen Teilnehmerzahl und kühle die Getränke einige Stunden vor Beginn. Portioniere Snacks, stelle wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck bereit und teile Freiwillige für Empfang, Pausen und Aufräumen ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Tanzcamp organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Tanzlehrern und Programm. Die Anmeldung sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin starten, damit du Gruppen, Catering und Material rechtzeitig planen kannst.
Wann sollte ich die Teilnehmer für ein Tanzcamp einteilen?
Teile die Gruppen spätestens 7 Tage vor dem Tanzcamp ein. Berücksichtige dabei Erfahrungsstand, Kurswünsche und die maximale Raumgröße; Änderungen solltest du bis 2 Tage vorher in der Teilnehmerliste nachtragen.
Wie viel Getränke braucht man für ein Tanzcamp?
Rechne für das erste Camp-Stundenfenster mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die Tanzpausen ein. Kaufe Getränke nach der finalen Teilnehmerzahl und kühle sie mindestens 3 Stunden vor Beginn.
Was muss am Tag vor dem Tanzcamp erledigt sein?
Am Vortag sollten Technik und Musik getestet, Akkus geladen, Materialien sortiert und die Namensschilder vorbereitet sein. Prüfe außerdem Wetter, Route und Parkhinweise und bestätige Catering sowie Schlüsselübergabe spätestens 24 Stunden vorher.

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