Checklist pour organiser un stage de danse

Un stage de danse demande plus qu’une salle et des professeurs. Il faut construire le programme, gérer les inscriptions, répartir les participants par groupes et préparer la musique, le matériel et l’accueil. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, des premières réservations jusqu’à la récupération des clés. Elle aide aussi à ne pas oublier les contacts d’urgence, les besoins alimentaires, les badges et les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver des professeurs de danse
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les autorisations
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Créer des playlists musicales
2 personnes
Télécharger les fichiers musicaux
Commander le catering
Confirmer la réservation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Portionner les snacks
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Charger les téléphones et les batteries
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir les salles
2 personnes
Contrôler les sols
2 personnes
Nettoyer les salles de danse
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la musique pour chaque salle
2 personnes
Régler l’éclairage et la ventilation
2 personnes
Remplir les points d'eau
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Présenter le programme
Animer l'échauffement
2 personnes
Animer un atelier de danse hip-hop
2 personnes
Animer l'atelier de danse moderne
2 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la musique entre les ateliers
Accompagner les participants
4 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Animer l’atelier du soir
2 personnes
Préparer la vitrine
4 personnes
Accompagner le showcase
3 personnes
Prendre des photos
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Encadrer la soirée dansante libre
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le départ
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et passer la serpillière
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Ranger les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Accueil
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 3
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles de rechargeqté 8
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Supports de microphones de tableqté 2
Adaptateurs Bluetoothqté 2

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Tapis de yogaqté 30
Bandes de résistanceqté 30
Rouleaux de mousseqté 15
Cônesqté 20
Miroirsqté 4
Serviettesqté 40

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Lanyardsqté 70
Flyers du programmeqté 80
Flèches de signalisationqté 20
Ballonsqté 80
Guirlandes de fêteqté 8
Nappesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et les professeurs plusieurs semaines à l’avance, puis vérifie immédiatement les autorisations nécessaires. Sans ces confirmations, le programme et le formulaire d’inscription restent provisoires.
Ferme les inscriptions à une date précise, puis mets à jour la liste des participants avant de répartir les groupes. Prévois les contacts d’urgence et les besoins alimentaires dans le même suivi.
Télécharge les fichiers musicaux avant le jour du stage et teste les enceintes, la table de mixage, les microphones, les câbles et les adaptateurs. Ne compte pas uniquement sur une connexion internet le jour même.
Prépare les badges nominatifs, les lanyards et le déroulé imprimé la veille. Pour l’accueil, installe une table, des chaises et un porte-manteaux avant l’arrivée du premier participant.
Refroidis les boissons et portionne les snacks quelques heures avant le début. Vérifie aussi la météo, l’itinéraire et le stationnement, puis communique tout changement aux participants et aux bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un stage de danse ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle et les professeurs, créer les inscriptions, envoyer les invitations et commander le catering sans précipitation.
Comment répartir les participants d’un stage de danse ?: Mets à jour la liste après la clôture des inscriptions, puis répartis les participants selon leur niveau, leur âge ou le contenu des ateliers. Finalise les groupes au plus tard 3 à 5 jours avant le stage pour pouvoir préparer l’accueil et les badges.
Quel matériel prévoir pour un stage de danse ?: Prévois les tapis de danse, tapis de yoga, bandes de résistance, rouleaux de mousse, cônes, miroirs et serviettes selon le programme. Pour la musique et les annonces, vérifie aussi les enceintes, microphones, câbles, multiprises et rallonges au moins la veille.
Que préparer la veille d’un stage de danse ?: Imprime le déroulé, prépare les badges, télécharge la musique et charge les téléphones ainsi que les batteries. Confirme également la réservation, les bénévoles, le catering et la récupération des clés avant le début du stage.

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