Dansfestival organiseren: checklist en planning

Een dansfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een dj. Je regelt tegelijk docenten, muziekrechten, geluids- en lichtapparatuur, deelnemers, vrijwilligers en veiligheid. Begin met datum en locatie, werk daarna naar inschrijvingen en programma toe en plan de technische opbouw ruim vóór de eerste dansles. Deze checklist helpt je om vergeten zaken, zoals kabelmatten, nooduitgangen, dieetwensen en reservebatterijen, op tijd mee te nemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Dansprogramma samenstellen
3 personen
Dansdocenten en dj's vastleggen
2 personen
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Lichtapparatuur reserveren
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Programma en plattegrond maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Polsbandjes en tickets bestellen
Verzekering controleren
Eerste hulp regelen
2 personen
Nooduitgangen bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma naar deelnemers sturen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Dansvloer opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Nood- en veiligheidsmiddelen plaatsen
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Tickets en polsbandjes controleren
3 personen
Openingsdans begeleiden
3 personen
Dansworkshops begeleiden
5 personen
Muziekprogramma draaien
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Publiek naar activiteiten wijzen
2 personen
Dansvloer veilig houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Laatste dansronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken veilig verpakken
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies en materialen reinigen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten doneren of afvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draaitafelsaantal 2
Dj-koptelefoonsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Laptopaantal 2
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Sportmateriaal

Modulaire dansvloeraantal 60
Yoga- en dansmattenaantal 30
Danslintenaantal 30
Opwarmblokkenaantal 20

Verlichting

Led-lichtbalkenaantal 8
Led-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Stoffen doekenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 20

Catering

Waterdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Theepottenaantal 3
Kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 250
Servettenaantal 500
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 6
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Leg datum, locatie, vergunningen en verzekering minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer ook hoeveel zalen, kleedruimte, stroomgroepen en nooduitgangen je werkelijk beschikbaar hebt.
Stuur uitnodigingen zodra het programma en de docenten vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en noteer wie welke dansles volgt.
Plan de techniek niet op het laatste moment: reserveer speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons en lichtapparatuur minimaal 4 weken vooraf. Test kabels, stekkerdozen en kabelhaspels vóór de opbouw.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een programma, plattegrond en vrijwilligerrooster. Geef per vrijwilliger één duidelijke taak, bijvoorbeeld ontvangst, zaalwissel, catering, bewegwijzering of eerste hulp.
Controleer 3 dagen vooraf de weersverwachting, voorraad en boodschappenlijst. Zet partytenten, batterijverlichting, reservebatterijen en kabelmatten klaar als delen van het festival buiten of in een tijdelijke opstelling plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansfestival organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Leg docenten, dj’s en catering uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast, zodat je daarna inschrijvingen en het programma kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dansfestival?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per aparte taakpost, zoals ontvangst, zaalbegeleiding, catering en techniek. Plan daarnaast per 4 uur een reservekracht in voor pauzes, ziekte en onverwachte drukte.
Wanneer regel ik geluid en licht voor een dansfestival?: Reserveer geluids- en lichtapparatuur minstens 4 weken vooraf. Plan de opbouw en soundcheck op de dag zelf minimaal 2 uur vóór de eerste activiteit en controleer vooraf alle kabels, microfoons en reservebatterijen.
Wat moet ik voor deelnemers klaarzetten op de festivaldag?: Zorg vóór opening voor polsbandjes of tickets, een zichtbaar programma, plattegrond en bewegwijzering. Leg in elke dansruimte de benodigde dansvloer, matten en materialen klaar en controleer of de nooduitgangen vrij zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.