Tanzfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzfestival braucht mehr als ein gutes Programm: Raumaufteilung, Ton, Licht, Tanzflächen und Helfer müssen gleichzeitig funktionieren. Plane zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und das Programm, bevor du Technik und Catering fest buchst. Verschicke Informationen an Teilnehmende rechtzeitig und prüfe kurz vor dem Termin Wetter, Bestand und Einkaufsliste. Die Checkliste mit 72 Aufgaben und 72 benötigten Dingen führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Tanzprogramm zusammenstellen
3 Personen
Tanzlehrer und DJs festlegen
2 Personen
Musikrechte prüfen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
2 Personen
Tonanlage reservieren
2 Personen
Lichttechnik reservieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Armbänder und Tickets bestellen
Versicherung prüfen
Erste Hilfe organisieren
2 Personen
Notausgänge festlegen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Programm an Teilnehmer senden
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tanzfläche aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Notfall- und Sicherheitsmittel bereitstellen
2 Personen
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Tickets und Armbänder kontrollieren
3 Personen
Eröffnungstanz betreuen
3 Personen
Tanzworkshops begleiten
5 Personen
Musikprogramm steuern
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Publikum zu den Aktivitäten lotsen
2 Personen
Tanzfläche sichern
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Die letzte Tanzrunde ankündigen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Speisen und Getränke sicher verpacken
2 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
Lichttechnik zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Reste spenden oder entsorgen
2 Personen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
PlattenspielerAnz. 2
DJ-KopfhörerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
LaptopAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4

Sportmaterial

Modularer TanzbodenAnz. 60
Yoga- und TanzmattenAnz. 30
TanzbänderAnz. 30
AufwärmblöckeAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

StofftücherAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallongewichteAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10
PflanzenAnz. 12
Fotowand
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 20

Catering

WasserspenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
TeekannenAnz. 3
KassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
ServiettenAnz. 500
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 4
EimerAnz. 6
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 30
DesinfektionsmittelAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Programm, Lageplan und Einlassablauf spätestens zwei Wochen vor dem Festival fest. So kannst du Tanzlehrer, DJs, Helfer und Beschilderung aufeinander abstimmen.
Buche Tonanlage und Lichttechnik erst, wenn Raumgröße, Tanzflächen und Bühnenposition geklärt sind. Plane zusätzlich Kabelmatten und Kabeltrommeln ein, damit keine Leitungen quer über Laufwege liegen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib dem Catering eine feste Personenzahl spätestens sieben Tage vorher. Rechne mit Nachmeldungen und halte die aktualisierte Liste beim Einlass bereit.
Teile Freiwilligen konkrete Schichten von zwei bis drei Stunden zu. Für Einlass, Erste Hilfe, Technik und Umbauten sollte immer eine verantwortliche Person erreichbar sein.
Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Notausgänge, Stromversorgung und den Bestand. Batterien, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und Markierungen werden häufig erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzfestival organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Programm. Technik, Catering und Tanzlehrer solltest du buchen, sobald die Raumgröße und der Termin feststehen.
Wann müssen Einladungen für ein Tanzfestival verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Festival. Bitte um Anmeldungen spätestens zwei Wochen vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Helferschichten planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzfestivals?: Plane mindestens vier bis sechs Stunden für Mobiliar, Tanzboden, Ton, Licht, Beschilderung und Sicherheitskontrolle ein. Eine kurze Technikprobe mit DJs und Mikrofonen sollte spätestens eine Stunde vor dem Einlass beginnen.
Was muss man bei einem Tanzfestival an Technik einplanen?: Prüfe Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone und DJ-Equipment passend zur Raumgröße. Rechne außerdem mit Ersatzbatterien, Verlängerungskabeln, Kabeltrommeln und Kabelmatten; Musikrechte und Stromanschlüsse sollten mindestens zwei Wochen vorher geklärt sein.

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