Checklist pour organiser un festival de danse

Un festival de danse demande plus qu’un programme et une piste. Il faut coordonner les professeurs, les DJ, les inscriptions, les droits musicaux, le son, l’éclairage, le catering et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers achats. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : câbles sécurisés, besoins alimentaires, bracelets, sorties de secours et plan transmis aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Composer le programme de danse
3 personnes
Confirmer les professeurs de danse et les DJ
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver l’équipement d’éclairage
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Créer le programme et le plan
2 personnes
Concevoir la signalétique
Commander les bracelets et les billets
Vérifier l’assurance
Prévoir les premiers secours
2 personnes
Définir les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la piste de danse
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Installer le matériel d'urgence et de sécurité
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Vérifier les billets et les bracelets
3 personnes
Encadrer la danse d’ouverture
3 personnes
Animer les ateliers de danse
5 personnes
Diffuser le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Orienter le public vers les activités
2 personnes
Sécuriser la piste de danse
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Annoncer le dernier tour de danse
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Emballer les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel audio
2 personnes
Retourner le matériel d'éclairage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Faire don des restes ou les évacuer
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Paravents de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Platinesqté 2
Casques de DJqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Piles de rechangeqté 24
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4

Matériel de sport

Piste de danse modulaireqté 60
Tapis de yoga et de danseqté 30
Rubans de danseqté 30
Blocs chauffantsqté 20

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Spots LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Chiffons en tissuqté 12
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Bacs alimentaires avec couvercleqté 20

Catering

Distributeurs d'eauqté 4
Machines à caféqté 3
Théièresqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Serviettesqté 500
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Balais à main et pellesqté 6
Aspirateursqté 2
Chiffons de nettoyageqté 30
Gantsqté 30
Désinfectantqté 6
Supports de sacs poubelleqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations, les déclarations et l’assurance. Prévoyez cette étape plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions, car une modification de lieu peut bloquer tout le programme.
Confirmez les professeurs de danse et les DJ avant de publier les invitations. Réservez ensuite le matériel de sonorisation et d’éclairage en vérifiant que la table de mixage, les platines, les microphones et les câbles sont compatibles.
Fermez les inscriptions avec une date limite précise et demandez les besoins alimentaires à ce moment-là. Le nombre final de participants doit servir à réserver le catering, prévoir les tables de buffet et ajuster les sièges.
Préparez un plan indiquant la piste modulaire, les espaces de cours, le vestiaire, les sorties de secours et les zones techniques. Testez les rallonges, multiprises, passe-câbles et piles de rechange avant l’arrivée du public.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, plutôt que de donner une consigne générale. Gardez au moins une personne identifiable pour les inscriptions, une pour l’accueil des artistes et une pour les premiers secours pendant chaque temps fort.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival de danse ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les artistes, le lieu, les autorisations, le matériel technique et le catering doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Quand envoyer les invitations pour un festival de danse ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu, le programme principal et les modalités d’inscription sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement pour finaliser le catering.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de danse ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 pour les artistes et 1 pour la coordination technique par créneau. Ajoutez une personne dédiée aux premiers secours et au suivi des sorties lorsque la fréquentation augmente.
Quand vérifier le matériel et les achats du festival ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification finale la veille. Testez notamment les subwoofers, microphones, éclairages, rallonges, passe-câbles, bracelets, billets et piles de rechange.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.