Dansfeest organiseren: checklist en planning

Een dansfeest staat of valt met een vrije dansvloer, geteste techniek en een indeling die gasten vanzelf naar de juiste plek leidt. Begin enkele weken vooraf met locatie, uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Regel daarna muziek, leveranciers en materiaal; op de dag zelf blijven vooral opbouw, koeling, testen en ontvangst over. De checklist hieronder helpt je om 47 taken en 42 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zonder last-minute kabels, glazen of garderoberuimte te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Muziekprogramma samenstellen
Leveranciers bevestigen
Indeling van de zaal maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Playlist offline opslaan
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Tafels met linnen aankleden
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Garderobe bemannen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Muziek starten
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Tafels leegruimen
2 personen
Dansvloer controleren
Gemorste dranken schoonmaken
Toiletten bijvullen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
Muziek rustig afbouwen
Gasten naar buiten begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Drankvoorraad opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Hoge statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 10
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Feestbanneraantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Muziekcontroller
Laptop
Microfoon
Luidsprekerkabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

LED-partylampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling uiterlijk een week vooraf. Houd het midden volledig vrij voor de dansvloer en plaats buffet, dranktafel en hoge statafels langs de randen, zodat wachtrijen de muziek niet blokkeren.
Test geluidsapparatuur, microfoon, muziekcontroller, laptop en lichtapparatuur minstens 2 uur voor binnenkomst van de gasten. Sla de playlist offline op en leg luidsprekerkabels, verlenghaspels en stekkerdozen klaar voordat je aansluit.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf in koelboxen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet extra drinkglazen, wijnglazen en schenkkannen klaar bij de dranktafel.
Maak de garderobe vóór de ontvangst gebruiksklaar met garderoberekken en ongeveer 1 kledinghanger per jas. Wijs één persoon aan voor de garderobe tijdens het eerste uur, wanneer de meeste gasten binnenkomen.
Reserveer het laatste uur vóór opening uitsluitend voor controle. Loop toiletten, vluchtroutes, kabels, tafels, stoelen, versiering, buffet en dranktafel na; begin daarna niet meer aan grote decoratie- of indelingswijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansfeest organiseren?: Reserveer de locatie en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het feest, zodat je boodschappen en hapjes kunt aanpassen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansfeest?: Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Koel alles minimaal 4 uur vooraf en houd extra water beschikbaar naast alcoholische dranken.
Wanneer moet ik de muziek en geluidsapparatuur testen?: Test muziek, microfoon, actieve speakers en lichtapparatuur minstens 2 uur vóór de gasten arriveren. Controleer ook kabels, stroompunten en de offline playlist, zodat een internetstoring je programma niet onderbreekt.
Hoeveel ruimte moet ik vrijhouden voor een dansvloer?: Houd voor een dansfeest minimaal 0,5 tot 1 vierkante meter dansruimte per gelijktijdige danser aan. Zet buffet, dranktafel, stoelen en garderobe langs de randen en controleer de vrije looproute vóór opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.