Dansfeest organiseren: checklist en planning

Een dansfeest loopt soepel als muziek, ruimte, catering en techniek niet los van elkaar worden geregeld. Begin met datum, locatie en eventuele vergunningen en werk daarna toe naar een vast muziekprogramma en een definitieve gastenlijst. Controleer in de laatste week vooral leveringen, dieetwensen, ruimte-indeling en apparatuur. Op de dag zelf draait het om koelen, klaarzetten, testen en een draaiboek dat ook voor helpers begrijpelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Muziekapparatuur reserveren
Extra verlichting reserveren
Laatste uitnodigingen versturen
Aanmeldingen bijwerken
Dieetwensen bevestigen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Playlist definitief maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenenlabels maken
Materialen verzamelen
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte en voorzieningen controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes op schalen leggen
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Inchecktafel klaarzetten
2 personen
Muziekstart testen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Muziek verzorgen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Gemorste vloeistoffen opruimen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Muziek uitschakelen
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

Etensresten verpakken
3 personen
Buffet afruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
4 personen
Ruimte eindcontroleren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Barkrukkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonaantal 2
Laptop
DJ-hoofdtelefoon
Speakerstatievenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8
USB-opladersaantal 4

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Discolampenaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Buffetbordjesaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 12
Fotowand

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 8
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een geluidstest vóór de gasten arriveren. Controleer actieve speakers, het mengpaneel, de laptop, speakerstatieven en alle kabels op de plek waar ze tijdens het feest staan.
Maak de ruimte-indeling uiterlijk een week vooraf. Houd aparte plekken vrij voor dansen, buffet, garderobe en apparatuur, zodat tafels, stoelen en kabels elkaar niet in de weg staan.
Bevestig leveringen en reserveer apparatuur minstens 7 dagen vooraf. Denk niet alleen aan speakers en verlichting, maar ook aan verlenghaspels, stekkerdozen en kabelgoten.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig ze in de laatste week. Zet allergenenlabels klaar voordat de hapjes op tafel komen, niet pas wanneer de eerste gasten binnen zijn.
Koel dranken enkele uren voor aanvang en bereid hapjes volgens het draaiboek. Leg waterglazen, servies en opscheplepels per buffetonderdeel klaar, zodat er tijdens het dansen weinig hoeft te worden aangevuld.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een dansfeest organiseren en beginnen met plannen?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Regel in de weken daarna muziek, catering, uitnodigingen en apparatuur; plan de laatste controle in de week vóór het feest.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan daarnaast voldoende water en houd rekening met gasten die geen alcohol drinken.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een dansfeest?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur een laatste herinnering 7 tot 10 dagen voor het feest en werk daarna de aanmeldingen en dieetwensen bij.
Hoe laat moet de muziek en verlichting getest zijn?: Test muziek, microfoon en verlichting minimaal 2 uur vóór aanvang. Zo houd je tijd over om kabels te verleggen, batterijen te vervangen of een ontbrekende levering op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.