Dansavond organiseren: complete checklist

Een dansavond staat of valt met een vrije dansvloer, goed getest geluid en een ontvangst die niet ophoudt bij de garderobe. Begin op tijd met de locatie, muziek en uitnodigingen; daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen en de indeling van helpers. Op de dag zelf werk je van ophalen en koelen naar opbouwen, testen en klaarzetten. Deze checklist bevat 43 taken en 40 spullen, zodat je ook de kleine zaken zoals verlengsnoeren, toiletartikelen en een geprinte aanmeldlijst niet op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muziek en apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldlijst printen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Vloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Buffet en bar klaarzetten
3 personen
Toiletartikelen aanvullen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Vloer en doorgangen controleren
Afvalbakken legen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Sleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 80

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Muziekmixer
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtspotsaantal 4
Lichtslangenaantal 3
LED-lampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 8
LED-kaarsenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2
Flesopenersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en muziekapparatuur vroeg en leg vast hoe laat je naar binnen kunt. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor opbouw en geluidstest voordat bezoekers arriveren.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf. Print de aanmeldlijst op de dag zelf; een telefoonlijst werkt minder goed bij de entree.
Maak de dansvloer bewust vrij voordat je tafels en stoelen neerzet. Zet garderoberekken en kapstokken bij de ingang, maar houd de looproute naar de bar en toiletten open.
Test luidsprekers, muziekmixer, microfoon, audiokabels en verlichting samen. Controleer niet alleen of alles werkt, maar ook of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig liggen en niemand erover struikelt.
Koel dranken voordat de bezoekers komen en zet buffet, bar, glazen en serveerbladen klaar. Plan hapjes, koffie en thee naast de dansavond zonder de vrije vloer of de doorgang te gebruiken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond organiseren?: Regel de locatie en muziekapparatuur bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond, zodat je dieetwensen en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansavond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, controleren van de ruimte, vrijmaken van de vloer, opstellen van meubilair en opbouwen van geluid en verlichting. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige test.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansavond samenstellen?: Maak het muziekprogramma uiterlijk 1 week vooraf en test de afspeellijst tijdens de geluidscontrole. Zet ook een reservebron klaar, zodat een probleem met één apparaat de avond niet stillegt.
Wat moet ik op de dag zelf niet vergeten voor een dansavond?: Print de aanmeldlijst, koel de dranken, vul toiletartikelen aan en controleer entree, garderobe en vloer voordat bezoekers binnenkomen. Begin deze eindcontrole minstens 30 minuten voor de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.