Zo organiseer je een dankavond zonder last-minute stress

Een dankavond draait om waardering, maar de voorbereiding vraagt vooral om een strakke volgorde. Bevestig eerst datum en locatie, verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering en reserveringen vastlegt. Regel het programma, de bedankteksten en muziek op tijd. Op de dag zelf werk je van schoonmaken en tafels opstellen naar buffet, dranken, techniek en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Programma afdrukken
9
Bedankteksten voorbereiden
2 personen
10
Muziekselectie samenstellen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
14
Verse producten controleren
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Ruimte schoonmaken
3 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen neerzetten
3 personen
19
Buffet opbouwen
3 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Geluidsapparatuur testen
2 personen
24
Naamkaartjes klaarleggen
25
Bedankcadeaus klaarleggen
2 personen
26
Allergeneninformatie klaarzetten
27
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Gasten verwelkomen
3 personen
30
Koffie en thee schenken
2 personen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet openen
2 personen
34
Warme gerechten serveren
4 personen
35
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
36
Bedankwoord uitspreken
37
Bedankcadeaus uitdelen
2 personen
38
Fotomoment begeleiden
2 personen
39
Dessert en koffie serveren
3 personen
40
Laatste ronde aankondigen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Eten en dranken opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Versiering verwijderen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Apparatuur opbergen
2 personen
49
Voorraad terugzetten
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 70
Fotowand

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Bedankcadeausaantal 60
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 12
Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen minimaal drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de dankavond. Zo heb je tijd om aantallen, dieetwensen en naamkaartjes te verwerken.
Bereken catering pas nadat de aanmeldingen zijn bijgewerkt. Houd per persoon rekening met een bord, dessertbord, bestekset, drinkglas en koffiekopje; tel voor servies en glazen 5 tot 10 procent extra.
Zet houdbare boodschappen en materialen de dag ervoor klaar, maar controleer verse producten pas op de ochtend zelf. Dranken kunnen alvast koud staan in koelboxen; koffie en thee bereid je later met thermoskannen en waterkokers.
Plan de opbouw in deze volgorde: ruimte ventileren en schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet opbouwen, koffie- en theepunt inrichten en daarna versiering en naamkaartjes toevoegen. Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór gasten binnenkomen.
Leg bedankteksten en bedankcadeaus op één vaste plek klaar en druk het programma vooraf af. Reserveer daarnaast 15 minuten vóór ontvangst om de muziek te starten, het buffet te controleren en de verlichting aan te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dankavond organiseren?: Begin minimaal drie tot vier weken van tevoren met datum, locatie en uitnodigingen. Plan de laatste zeven dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, catering en reserveringen; de definitieve boodschappen doe je één tot twee dagen vooraf.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een dankavond versturen?: Verstuur ze bij voorkeur drie weken voor de avond en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer één week vooraf. Dan kun je aantallen, dieetwensen en naamkaartjes nog op tijd verwerken.
Hoeveel extra servies heb ik nodig voor een dankavond?: Reken per gast op één dinerbord, dessertbord, bestekset, drinkglas en koffiekopje. Neem 5 tot 10 procent extra mee; bij 30 gasten zijn dat bijvoorbeeld 32 tot 33 exemplaren per soort.
Wanneer test ik de geluidsapparatuur voor een dankavond?: Test speakers en microfoon minimaal één uur voor ontvangst, inclusief verlengkabels en stekkerdozen. Controleer daarna nog één keer het volume zodra de ruimte gevuld raakt, omdat 30 gasten de akoestiek merkbaar veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.