Dankavond organiseren: een checklist die je kunt afvinken

Een dankavond draait om persoonlijke aandacht, maar de voorbereiding zit vooral in details die je gemakkelijk te laat regelt. Bevestig eerst datum en locatie, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering en reserveringen vastlegt. In de laatste dagen controleer je boodschappen, servies, techniek en bedankcadeaus. Op de dag zelf werk je van een schone, geventileerde ruimte naar een ingericht buffet, een getest geluidssysteem en een klaarstaand programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Reserveringen maken
Programma afdrukken
Bedankteksten voorbereiden
2 personen
Muziekselectie samenstellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Ruimte ventileren
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Bedankcadeaus klaarleggen
2 personen
Allergeneninformatie klaarzetten
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Warme gerechten serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Bedankcadeaus uitdelen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Voorraad terugzetten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 70
Fotowand

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Bedankcadeausaantal 60
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 12
Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk één week voor de dankavond. Bereken daarna pas de cateringhoeveelheden en controleer of warme en koude gerechten tegelijk geserveerd kunnen worden.
Maak het programma en de bedankteksten minimaal drie dagen vooraf definitief. Leg geprinte programma’s, naamkaartjes en bedankcadeaus bij elkaar, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te zoeken.
Zet houdbare voorraad eerder klaar, maar controleer verse producten pas op de dag zelf. Plan daarvoor minstens 30 minuten en houd koelboxen of andere koeling beschikbaar als de koelkast vol raakt.
Richt het buffet vóór de gasten arriveren in met borden, bestek, opscheplepels en serveerschalen. Zet het koffie- en theepunt apart van het buffet, met thermoskannen of waterkokers, zodat er minder opstopping ontstaat.
Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat je tafels en stoelen definitief neerzet. Doe die test minstens twee uur voor aanvang en leg de muziekselectie daarna meteen klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een dankavond versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag in dezelfde uitnodiging om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de avond de aantallen kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dankavond op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor schoonmaken, ventileren, tafels en stoelen neerzetten, buffet opbouwen, decoratie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten speling voor ontbrekende boodschappen of een probleem met apparatuur.
Wanneer moet ik de catering voor een dankavond bestellen?: Leg reserveringen en catering vast zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig de definitieve aantallen en dieetwensen vervolgens uiterlijk 7 dagen voor de dankavond.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?: Controleer eerst de ruimte, verse producten en koeling; begin daar ongeveer 4 uur voor aanvang mee. Test daarna binnen 2 uur de speakers en microfoon en zet pas vervolgens buffet, koffiepunt en tafels definitief klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.