Checklist voor een goed georganiseerd damtoernooi

Een damtoernooi organiseren vraagt meer dan genoeg damsets neerzetten. Je moet de wedstrijdformule en regels vooraf vastleggen, deelnemers op tijd registreren en het schema maken voordat de eerste partij begint. Ook praktische zaken zoals naamkaartjes, scoreformulieren, klokken, catering en verlichting bepalen hoe soepel de dag verloopt. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar een complete wedstrijddag, zonder dat kleine voorbereidingen op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
Locatie reserveren
Wedstrijdformule bepalen
2 personen
Toernooiregels uitschrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Prijzen bestellen
Deelnemerslijst afsluiten
Wedstrijdschema maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Damsets controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Damsets klaarleggen
2 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Briefing wedstrijdbegeleiders
3 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Toernooiregels toelichten
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Scoreformulieren innemen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Vervolgschijven begeleiden
4 personen
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Damsets verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 50
Registratietafel

Sportmateriaal

Damsetsaantal 25
Dambordenaantal 25
Damschijvenaantal 25
Dambordmattenaantal 25
Wedstrijdklokkenaantal 25
Reserveklokkenaantal 3
Scorebordenaantal 4
Pennenaantal 40
Scoreformulierenaantal 150
Wedstrijdmappenaantal 6
Prijzenaantal 6
Toernooiregelsaantal 30
Naamkaartjesaantal 40

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Luidspreker
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Feestvlaggenaantal 4
Plakbandaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór het toernooi af. Maak daarna pas het definitieve wedstrijdschema, de naamkaartjes en het aantal scoreformulieren; zo voorkom je aanpassingen bij de registratie.
Controleer iedere damset op een compleet dambord en het juiste aantal damschijven. Leg daarnaast per speelplek een pen, scoreformulier en wedstrijdklok klaar en houd reserveklokken achter de hand.
Richt de registratietafel in bij de ingang en zet de wedstrijdtafel apart. Leg wedstrijdmappen, de deelnemerslijst en naamkaartjes daar minstens 30 minuten vóór de start klaar.
Plan de opbouw met meerdere mensen: tafels en stoelen eerst, daarna de damsets en scoreborden. Test laptop, printer, luidspreker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór deelnemers binnenkomen.
Zet dranken tijdig koud en vraag dieetwensen bij de aanmelding uit. Reken voor koffie en thee op een eigen uitgiftepunt met koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen, zodat de registratie niet ophoopt bij één tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een damtoernooi organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 1 week voor het toernooi de deelnemerslijst kunt sluiten en het schema kunt maken.
Hoeveel damsets heb ik nodig voor een damtoernooi?: Voor een ronde met gelijktijdige partijen heb je per partij 1 complete damset nodig. Tel daarnaast minimaal 1 reserve-damset en 2 reserveklokken mee, zodat een ontbrekend onderdeel of defect materiaal de wedstrijd niet stillegt.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijddag. Controleer op dat moment ook de wedstrijdformule, regels en indeling van de tafels.
Wat moet er op de registratietafel van een damtoernooi liggen?: Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes, pennen, wedstrijdmappen en eventuele scoreformulieren klaar. Richt de tafel minstens 30 minuten vóór de start in en wijs 1 vrijwilliger aan voor binnenkomst en wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.