Checklist pour organiser un tournoi de dames
Un tournoi de dames se prépare surtout dans les détails qui ralentissent les parties : règles précises, pendules réglées, feuilles de score imprimées et inscriptions clôturées à temps. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des tables. Prévoyez aussi l’accueil, les boissons, les besoins alimentaires et une personne pour gérer les imprévus. Le jour du tournoi, gardez au moins 60 minutes avant l’arrivée des joueurs pour tout tester.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date du tournoi
Réserver le lieu
Définir la formule de la compétition
2 personnes
Rédiger les règles du tournoi
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Commander les prix
Clôturer la liste des participants
Établir le planning des matchs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les jeux de dames
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer les plateaux de jeu
2 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Briefing des encadrants de la compétition
3 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Accompagner les parcours de suivi
4 personnes
Ranger les tables entre les services
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Collecter les ensembles de dames
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 50
- Table d'inscription
Matériel de sport
- Sets de damesqté 25
- Plateaux de damesqté 25
- Pions de damesqté 25
- Tapis damierqté 25
- Pendule de matchqté 25
- Horloges de secoursqté 3
- Panneaux de scoreqté 4
- Stylosqté 40
- Feuilles de scoreqté 150
- Dossiers de matchqté 6
- Prixqté 6
- Règles du tournoiqté 30
- Badges nominatifsqté 40
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Haut-parleur
- Microphone
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Tasses à caféqté 40
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Décoration
- Nappesqté 14
- Fanions de fêteqté 4
- Ruban adhésifqté 4
- Panneaux de directionqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi afin de construire un planning réaliste. Notez les besoins alimentaires au même moment, plutôt que de les demander séparément la veille.
- Préparez un dossier par match avec une feuille de score, des stylos et les règles du tournoi. Prévoyez au moins une horloge de secours pour éviter de suspendre une ronde en cas de panne.
- Installez la table d’inscription près de l’entrée et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture. Les joueurs doivent pouvoir être enregistrés en moins de 2 minutes chacun.
- Vérifiez chaque jeu de dames avant l’arrivée du public : plateau, pions et pendule doivent être complets et en état de fonctionner. Gardez les plateaux et pions de rechange dans un endroit accessible.
- Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et testez l’éclairage, le microphone et le haut-parleur au moins 60 minutes avant le début. Les rallonges et multiprises doivent rester hors des zones de passage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de dames ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour réserver la salle, définir la formule, envoyer les invitations et commander les prix. Gardez les 3 derniers jours pour clôturer les inscriptions et établir le planning des matchs.
- Combien de jeux de dames faut-il prévoir par partie ?
- Prévoyez un jeu complet par partie simultanée, avec un plateau, les pions et une pendule de match. Ajoutez au moins 1 ou 2 jeux complets de secours pour remplacer rapidement du matériel manquant ou défectueux.
- Quand faut-il fermer les inscriptions au tournoi ?
- Fermez les inscriptions au minimum 3 jours avant le tournoi si le nombre de participants reste raisonnable. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les informations, répartir les bénévoles et imprimer les documents nécessaires.
- Combien de temps faut-il prévoir avant le début des matchs ?
- Réservez au moins 60 minutes pour ouvrir la salle, installer les tables et les chaises, préparer les plateaux, organiser l’accueil et tester la technique. Ajoutez 15 minutes si la salle doit aussi accueillir un service traiteur.
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