Zo organiseer je een dakterraspicknick
Begin niet met boodschappen doen, maar met het dakterras en de toegangsregels. Controleer hoeveel mensen er mogen komen, hoe gasten binnenkomen en wat er bij regen of harde wind gebeurt. Verstuur daarna de uitnodigingen, verzamel dieetwensen en bepaal het definitieve aantal gasten. Pas dan stel je eten, drinken en materialen samen. Op de dag zelf draait alles om koeling, een logische buffetindeling en een opstelling die tegen zon en wind kan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Dakterras reserveren
- 2
Toegang en huisregels controleren
- 3
Weersverwachting controleren
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Definitief aantal bepalen
- 8
Boodschappenlijst vaststellen
2 personen
- 9
Vervoer van materialen regelen
2 personen
- 10
Muziek afspeellijst maken
- 11
Route en ingang doorgeven
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Dranken koelen
2 personen
- 14
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Baksels en brood verpakken
2 personen
- 17
Materialen klaarzetten
2 personen
- 18
Dakterras inspecteren
2 personen
- 19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 20
Picknickkleden neerleggen
2 personen
- 21
Zonwering en windschermen plaatsen
3 personen
- 22
Verlichting ophangen
2 personen
- 23
Decoratie aanbrengen
2 personen
- 24
Buffettafels inrichten
3 personen
- 25
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
- 26
Eten en dranken uitstallen
3 personen
Event
- 27
Gasten ontvangen
2 personen
- 28
Welkomstdranken serveren
2 personen
- 29
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
- 30
Dieetopties aanwijzen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Afvalbakken legen
- 33
Koffie en thee serveren
2 personen
- 34
Dessertbuffet uitserveren
2 personen
- 35
Kaarsen en lampen controleren
- 36
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Nazorg
- 37
Eten gekoeld opbergen
2 personen
- 38
Servies en materialen verzamelen
3 personen
- 39
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 40
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
- 41
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 42
Servies afwassen
2 personen
- 43
Dakterras schoonmaken
2 personen
- 44
Materialen controleren en opbergen
2 personen
- 45
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Picknickkledenaantal 8
- Buffettafelsaantal 2
- Windschermenaantal 4
- Partytent
Servies
- Bordenaantal 50
- Kommetjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Vorkenaantal 50
- Messenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Vaasjesaantal 8
- Bloemenaantal 8
- Menukaartstandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalcontainersaantal 3
- Veger en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het dakterras eerst en controleer meteen de huisregels, toegang en eventuele geluidsbeperkingen. Plan uiterlijk één week vooraf een alternatief voor regen of harde wind, bijvoorbeeld een partytent of een andere binnenruimte.
- Vraag bij de uitnodiging om dieetwensen en geef route en ingang duidelijk door. Sluit de aanmeldingen drie tot vijf dagen vooraf af, zodat je het aantal porties, stoelen en glazen niet hoeft te gokken.
- Regel vervoer voor klaptafels, stoelen, koelboxen en andere materialen voordat je boodschappen doet. Zet dranken minstens vier uur vooraf in de koeling; gebruik koelboxen als de koelkastcapaciteit beperkt is.
- Richt het buffet zo in dat gasten niet kruisen: borden en kommen aan het begin, daarna hapjes en brood, en bestek en servetten aan het einde. Zet opscheplepels en serveertangen per schaal klaar, zodat niemand met eigen bestek hoeft te pakken.
- Inspecteer het dakterras vóór aankomst en zet tafels, stoelen en picknickkleden eerst stevig neer. Plaats windschermen en zonwering vóór het eten buiten staat en hang verlichting of zet LED-lantaarns klaar als de picknick na zonsondergang doorgaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dakterraspicknick organiseren?
- Reserveer het dakterras bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zeker als de plek populair is. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 2 weken van tevoren en leg het definitieve aantal gasten 3 tot 5 dagen vooraf vast.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een dakterraspicknick?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water; koel de dranken minimaal 4 uur vooraf en houd extra voorraad achter de hand bij warm weer.
- Wat doe ik bij regen of harde wind op een dakterras?
- Controleer de weersverwachting 48 tot 72 uur vooraf en maak uiterlijk de dag ervoor een besluit. Gebruik alleen een partytent of windschermen als dat volgens de huisregels en bij de windkracht veilig is; regel anders een binnenalternatief.
- Wanneer zet ik het buffet en de tafels klaar?
- Begin ongeveer 60 tot 90 minuten vóór aankomst met de inrichting. Zet tafels, stoelen, kleden, zonwering en windschermen eerst neer; plaats gekoelde dranken en bederfelijke hapjes pas kort voor de start buiten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!