D&D-spelavond organiseren: checklist en planning

Een D&D-spelavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een avontuur kiezen en dobbelstenen neerleggen. Je moet spelers en spelleider op tijd vastleggen, personages controleren en de ruimte geschikt maken voor één of meerdere speeltafels. Denk ook aan route-informatie, dieetwensen, koele dranken en werkende apparatuur. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je eerst doet en wat je op de dag zelf controleert, van het klaarleggen van regelboeken tot het plaatsen van miniaturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Spelleider vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Route en adres delen
Avontuur kiezen
Avontuur voorbereiden
Personages controleren
Personages printen
Regelboeken klaarleggen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
Spelmateriaal controleren
Muziek afspeellijst maken
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Speeltafels indelen
Spelkaarten klaarleggen
Dobbelstenen sorteren
Miniaturen plaatsen
Licht en stroom testen
Drankstation inrichten
Buffet klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Welkomstbericht plaatsen
Spelleiderbriefing uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Personages uitdelen
Spelregels uitleggen
Eerste spelronde begeleiden
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauze begeleiden
Warme maaltijd serveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
Dranken en snacks bijvullen
Afsluitende ronde begeleiden
Bedankje en vertrek uitleggen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Spelmateriaal inpakken
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
Gevonden voorwerpen bewaren
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 14
Buffettafel

Spelmateriaal

Dungeon Master-scherm
D&D-regelboekenaantal 3
Polyhedrale dobbelsetsaantal 14
Dobbelbakkenaantal 3
Initiative-trackersaantal 2
Battle mapsaantal 3
Miniaturenaantal 40
Terreintegelsaantal 30
Fichesaantal 200
Karakterbladenaantal 20
Notitieblokkenaantal 14
Potlodenaantal 20
Gummenaantal 10
Puntenslijpersaantal 3
Schrijfplankenaantal 14

Apparatuur

Laptop
Beamer
Beamerdoek
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker

Verlichting

Tafellampenaantal 3

Servies

Herbruikbare glazenaantal 20
Mokkenaantal 14
Bordenaantal 20
Besteksetsaantal 20
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Waterkoker
Koffiezetapparaat

Schoonmaak

Afwasteil
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 3
Naamkaartjesaantal 14
Pijlbordjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het avontuur uiterlijk één week vooraf vast en reserveer daarna tijd om ontmoetingen, kaarten en belangrijke NPC’s voor te bereiden. Zo hoef je tijdens de avond niet nog door het scenario te zoeken.
Vraag dieetwensen en bevestigingen uiterlijk 3 dagen vooraf op. Gebruik het definitieve aantal deelnemers om hapjes, drankjes, glazen, borden en stoelen te plannen.
Controleer personages minimaal 2 dagen vooraf en print reserve-exemplaren. Leg per speler een karakterblad, potlood, gum en toegang tot dobbelstenen klaar.
Test laptop, beamer, speaker en verlengsnoeren vóór de avond, niet pas wanneer de eerste groep binnenkomt. Controleer ook of er genoeg stopcontacten zijn bij iedere speeltafel.
Richt de ruimte minstens 60 minuten vooraf in: tafels, stoelen, speeltafels, dobbelbakken, initiative-trackers, battle maps en miniaturen. Ventileer de ruimte en zet tafellampen klaar voordat het spel begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een D&D-spelavond organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, spelleider en uitnodigingen. Leg het avontuur en de deelnemerslijst uiterlijk 1 week vooraf vast, zodat personages en materiaal nog gecontroleerd kunnen worden.
Hoeveel spelers heb je nodig voor een D&D-spelavond?: Reken meestal op 4 tot 6 spelers plus 1 spelleider per speeltafel. Bij meer dan 6 spelers is het praktischer om meerdere tafels en spelleiders te plannen dan één groep te groot te maken.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het opbouwen van een D&D-tafel?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, kaarten, miniaturen, dobbelstenen en spelkaarten. Met een beamer, meerdere tafels of een nieuwe locatie is 90 minuten veiliger.
Wat moet ik voor D&D-eten en drinken regelen?: Koel de dranken enkele uren vooraf en zet hapjes klaar voordat de personages en regels worden uitgelegd. Houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon aan en controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.