Checklist para organizar una noche de juegos de D&D

Una noche de D&D necesita más preparación que reunir a los jugadores y llevar unos dados. Hay que cerrar el lugar, confirmar quién viene, elegir y preparar la aventura y dejar listo el material de juego. También conviene organizar la comida, las bebidas y la distribución de las mesas para que la partida empiece a la hora prevista. Usa esta checklist en orden y reserva tiempo para las tareas que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Asignar al director del juego
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de participantes
Compartir la ruta y la dirección
Elegir aventura
Preparar la aventura
Revisar personajes
Imprimir personajes
Preparar los libros de reglamento
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar el material de juego
Crear lista de reproducción
Recoger las llaves del recinto
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Distribuir las mesas de juego
Preparar las cartas del juego
Clasificar los dados
Colocar las miniaturas
Probar luces y corriente
Montar el puesto de bebidas
Preparar el buffet
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Publicar mensaje de bienvenida
Realizar la sesión informativa para los responsables del juego
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
2 personas
Repartir los personajes
Explicar las reglas del juego
Guiar la primera ronda del juego
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Gestionar la pausa
Servir la comida caliente
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Dirigir la segunda ronda del juego
Reponer bebidas y snacks
Guiar la ronda final
Explicar el agradecimiento y la salida

Seguimiento

Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
2 personas
Empaquetar el material de juego
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar el equipo
Cerrar el recinto
Guardar los objetos perdidos
Repartir la comida sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 3
Sillascant. 14
Mesa del bufé

Material de juego

Pantalla de Dungeon Master
Libros de reglas de D&Dcant. 3
Sets de dados poliédricoscant. 14
Cubetas para dadoscant. 3
Seguimiento de iniciativascant. 2
Mapas de batallacant. 3
Miniaturascant. 40
Baldosas del recintocant. 30
Fichascant. 200
Hojas de personajescant. 20
Bloc de notascant. 14
Lápicescant. 20
Gomas de borrarcant. 10
Sacapuntascant. 3
Portapapelescant. 14

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Altavoz Bluetooth

Iluminación

Lámparas de mesacant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 20
Tazascant. 14
Platoscant. 20
Cubiertoscant. 20
Bandejas de servircant. 6
Pinzas de servircant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 2
Termoscant. 2
Hervidor de agua
Cafetera

Limpieza

Palangana para lavar
Cepillos para fregarcant. 2
Cubos de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Papelelerascant. 3

Decoración

Mantelescant. 3
Tarjetas de nombrecant. 14
Carteles de flechascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma la lista de participantes entre 3 y 5 días antes. Aprovecha ese momento para comprobar las preferencias dietéticas y reenviar la dirección y la ruta a quienes todavía no las tengan.
Elige la aventura al menos 7 días antes y prepara con antelación los personajes, mapas, cartas, miniaturas y hojas necesarias. Imprimirlo todo el mismo día deja poco margen si falta una página o un personaje.
Calcula la distribución antes de montar las mesas: deja espacio suficiente para que todos alcancen los mapas y coloca una mesa aparte para el bufé. Montar y colocar las sillas suele llevar entre 30 y 45 minutos.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que lleguen los jugadores. Para una sesión de 4 horas, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y deja vasos, platos, cubiertos y bandejas en un único punto.
Revisa el equipo técnico y los dados el día anterior. Comprueba portátil, proyector, pantalla, cables, regletas y altavoz, y clasifica los dados para no perder los primeros 10 minutos de la partida buscándolos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de D&D?: Empieza entre 7 y 14 días antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar participantes, recoger preferencias dietéticas y preparar la aventura sin concentrarlo todo en las últimas 24 horas.
¿Cuánto material de D&D necesito por jugador?: Prepara una hoja de personaje, lápiz, goma y espacio de mesa por jugador. Lo ideal es contar con al menos un juego de dados poliédricos por persona y tener 2 juegos adicionales de reserva.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el lugar?: Llega entre 60 y 90 minutos antes de la hora de inicio. Así puedes ventilar el espacio, recoger las llaves, montar mesas y sillas, distribuir el material y probar el equipo técnico.
¿Cuánta comida y bebida hace falta para una partida de D&D?: Para una sesión de 4 horas, calcula 2 o 3 bebidas por persona y suficientes aperitivos para comer en pequeñas cantidades durante la partida. Compra la comida después de confirmar las preferencias dietéticas, idealmente 2 días antes.

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