Checklist voor een creativiteitsworkshop organiseren

Een creativiteitsworkshop staat of valt met een goede voorbereiding van de werkplekken. Regel eerst de locatie en deelnemers, werk daarna het programma uit en controleer per deelnemer het materiaal. In de laatste week bestel je ontbrekende spullen, druk je werkbladen af en maak je voorbeeldwerkstukken. Op de dag zelf draait het vooral om overzicht: gesorteerde werkpakketten, duidelijke naamkaartjes, ingerichte werkstations en een ontvangsttafel zorgen dat je op tijd kunt starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Workshopprogramma uitwerken
Materialenlijst controleren
Creatief materiaal bestellen
Boodschappenlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Voorbeeldwerkstukken maken
Materialen sorteren
2 personen
Werkpakketten samenstellen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Locatie en sleutel controleren

Event

Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Materialen uitstallen
2 personen
Presentatietafel inrichten
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Demonstratie geven
Eerste werkronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Tweede werkronde begeleiden
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Derde werkronde begeleiden
3 personen
Werkstukken presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Werkruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Presentatietafel
Kapstok

Creatief materiaal

Schetsboekenaantal 32
Tekenpapieraantal 300
Kleurpotlodenaantal 10
Aquarelpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Acrylverfsetsaantal 10
Penselensetsaantal 10
Mengpalettenaantal 32
Waterbekersaantal 32
Scharenaantal 16
Lijmsticksaantal 32
Kleurkartonaantal 200
Tijdschriftenaantal 40
Washi tapeaantal 20
Stiften voor namenaantal 10
Kleefgumaantal 8
Schortenaantal 32
Tafelkledenaantal 6
Knipvellenaantal 100
Canvasdoekenaantal 32

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker

Servies

Bordenaantal 36
Kommetjesaantal 36
Drinkglazenaantal 40
Mokkenaantal 36
Besteksetsaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordjesaantal 6
Fotowand

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Ledlichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf definitief. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je koffie, thee en eventuele boodschappen niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Controleer de materialen per deelnemer én per werkstation. Tel bijvoorbeeld schetsboeken, tekenpapier, kleurpotloden, penselen, waterbekers, scharen en lijmsticks voordat je de werkpakketten samenstelt.
Werk het programma uit in blokken met een begin- en eindtijd. Plan naast de uitleg minstens 10 minuten voor het uitdelen van materialen en een korte opruimronde.
Controleer de locatie en sleutel uiterlijk de dag vóór de workshop. Test beamer, laptop, projectiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
Richt de ruimte minstens 60 minuten voor ontvangst in. Zet tafels en stoelen klaar, bescherm ze met tafelkleden, plaats de materialen per werkstation en houd een aparte presentatietafel vrij voor voorbeelden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een creativiteitsworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het programma. Bestel creatief materiaal uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om tekorten of verkeerde hoeveelheden te corrigeren.
Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig voor een creativiteitsworkshop?: Maak voor elke deelnemer een eigen werkpakket met de verbruiksmaterialen, zoals papier, karton en knipvellen. Leg daarnaast gereedschap zoals scharen, lijmsticks, kleurpotloden en penselen per werkstation klaar en houd voor kleine materialen ongeveer 10% reserve aan.
Hoe vroeg moet de ruimte klaar zijn voor een workshop?: Plan minimaal 60 minuten opbouwtijd vóór de ontvangst. Reken extra tijd als je een beamer test, meerdere werkstations inricht of werkpakketten en voorbeeldwerkstukken op aparte tafels presenteert.
Wat moet ik tijdens de aanmelding voor een creativiteitsworkshop vragen?: Vraag naam, e-mailadres en dieetwensen en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Stuur daarna praktische informatie over starttijd, locatie, kleding en eventueel het gebruik van schorten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.