Kreativitätsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Kreativitätsworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur Papier und Farben. Du musst Raum, Teilnehmerzahl, Programm und Material so aufeinander abstimmen, dass am Veranstaltungstag jede Person sofort loslegen kann. Plane zuerst Ort und Anmeldungen, danach Inhalte und Einkäufe. In den letzten Tagen bereitest du Arbeitsmappen, Namensschilder und Beispielarbeiten vor und richtest die Arbeitsstationen ein. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Organisation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste abschließen
Workshopprogramm ausarbeiten
Materialliste prüfen
Kreativmaterial bestellen
Einkaufsliste erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Beispielarbeiten erstellen
Materialien sortieren
2 Personen
Arbeitsmappen zusammenstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Location und Schlüssel überprüfen
Event
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Arbeitsstationen einrichten
3 Personen
Materialien auslegen
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Programm vorstellen
Vorführung geben
Erste Arbeitsrunde betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Zweite Arbeitsrunde begleiten
3 Personen
Buffet vorbereiten
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Dritte Arbeitsrunde begleiten
3 Personen
Arbeiten präsentieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Arbeitsbereich reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 32
- Buffet-Tisch
- Präsentationstisch
- Garderobenständer
Kreatives Material
- SkizzenbücherAnz. 32
- ZeichenpapierAnz. 300
- BuntstifteAnz. 10
- AquarellstifteAnz. 10
- FilzstifteAnz. 10
- AcrylfarbsetsAnz. 10
- PinselsetsAnz. 10
- MischpalettenAnz. 32
- WasserbecherAnz. 32
- ScherenAnz. 16
- KlebestifteAnz. 32
- FarbkartonAnz. 200
- ZeitschriftenAnz. 40
- Washi-TapeAnz. 20
- NamensstifteAnz. 10
- KlebestiftAnz. 8
- SchürzenAnz. 32
- TischdeckenAnz. 6
- BastelbögenAnz. 100
- LeinwändeAnz. 32
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Bluetooth-Lautsprecher
Geschirr
- TellerAnz. 36
- SchälchenAnz. 36
- TrinkgläserAnz. 40
- TassenAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 40
- WegweiserAnz. 6
- Fotowand
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum frühzeitig und prüfe spätestens eine Woche vorher Schlüssel, Tische, Stühle und Stromanschlüsse. Für Beamer und Laptop brauchst du außerdem eine freie Projektionsfläche und mindestens ein Verlängerungskabel.
- Schließe die Teilnehmerliste einige Tage vor dem Workshop ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und plane die Zahl der Arbeitsplätze, Skizzenbücher, Leinwände und Materialsets nach der tatsächlichen Anmeldung.
- Bestelle Kreativmaterial nicht erst nach der Programmplanung. Lege pro Station fest, wie viele Pinsel, Wasserbecher, Mischpaletten, Scheren und Klebestifte gebraucht werden, und halte Ersatzmaterial bereit.
- Bereite Arbeitsblätter, Beispielarbeiten und Arbeitsmappen spätestens am Vortag vor. Sortiere Farben, Papier, Zeitschriften und Washi-Tape nach Arbeitsschritt, damit während des Workshops keine Suchpausen entstehen.
- Richte den Empfangstisch vor dem Aufbau der Arbeitsstationen ein und stelle Namensschilder bereit. Plane für das Ankommen mindestens 15 Minuten ein, bevor du das Programm vorstellst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Kreativitätsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumbuchung und den Einladungen. Das Programm und die Materialbestellung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Kreativitätsworkshops?
- Rechne mit etwa 3 bis 5 Stunden für Materialsortierung, Arbeitsmappen, Ausdrucke und Beispielarbeiten. Für Tische, Stühle und Arbeitsstationen solltest du am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten einplanen.
- Wann sollte ich die Teilnehmerliste für den Workshop schließen?
- Schließe die Liste ungefähr 5 bis 7 Tage vorher. So kannst du Materialmengen, Arbeitsplätze, Namensschilder sowie Kaffee und Tee passend vorbereiten.
- Wie viele Arbeitsplätze brauche ich für einen Kreativitätsworkshop?
- Plane grundsätzlich einen Arbeitsplatz pro angemeldeter Person und möglichst 1 bis 2 zusätzliche Plätze ein. Jede Station sollte ausreichend Tischfläche für Papier, Farben, Wasserbecher und persönliche Sachen bieten.
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