Checklist voor een collega-verjaardag organiseren

Een collega-verjaardag vraagt vooral om goede afstemming: wie komt, wat eet iedereen en wanneer staat alles klaar? Begin met datum en ruimte, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen voordat je taart en catering vastlegt. Op de dag zelf draait het om een logische opbouw van buffet, koffie, cadeautafel en afvalpunten. Deze checklist bevat 47 taken en 36 spullen, zodat je niets pas tijdens het feest hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Taart bestellen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Muziek samenstellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart en gekoelde items ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Dips en sauzen klaarzetten
Koffie- en theepunt inrichten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cadeautafel klaarzetten
Geluidsapparatuur aansluiten
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
2 personen
Muziek bedienen
Afval tussentijds verzamelen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Eten en drinken veilig bewaren

Nazorg

Versiering verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Restanten verpakken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Geleende spullen retourneren
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Buffettafelsaantal 2
Cadeautafel

Servies

Bordenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 35
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 4
Taartschep
Kurkentrekkeraantal 2
Flessenopenersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het aantal gasten pas nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Gebruik dat aantal voor taart, catering, servies en drank; bestel niet op basis van het oorspronkelijke aantal genodigden.
Verzamel dieetwensen meteen met de uitnodiging en controleer ze opnieuw bij de cateringbestelling. Leg allergie-informatie zichtbaar bij de betreffende gerechten, niet alleen in de keuken.
Plan het ophalen van taart en gekoelde producten op de dag zelf zo laat mogelijk. Zet dranken daarna direct in koelboxen of koelkasten en reserveer tijd om hapjes, groenten, fruit, dips en sauzen klaar te zetten.
Richt het buffet in vóór de eerste gasten binnenkomen: borden en gebaksbordjes aan het begin, bestek en servetten daarna, opscheplepels bij de schalen. Zet de taartschep apart bij de taart.
Test de Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 30 minuten voor aanvang. Controleer ook de toiletten, afvalpunten, cadeautafel en loopruimte rond tafels en stoelen voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een collega-verjaardag organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je catering, taart en servies kunt bevestigen.
Hoeveel taart heb ik nodig voor een collega-verjaardag?: Reken per gast op één taartpunt als taart het dessert is. Bestel bij twijfel ongeveer 10 procent extra, vooral wanneer er ook collega’s later aansluiten of stukken mee naar huis gaan.
Wanneer moet ik de cateringhoeveelheden definitief maken?: Maak de hoeveelheden 5 tot 7 dagen vooraf definitief, nadat het aantal gasten en de dieetwensen zijn gecontroleerd. Houd gekoelde producten en hapjes apart in je planning voor de dag van het feest.
Hoe lang van tevoren moet ik de ruimte opbouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, buffet, versiering, cadeautafel en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de laatste controle en het koelen van dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.