Clubweekend organiseren: checklist en planning

Een clubweekend vraagt om meer voorbereiding dan alleen een verblijf en een programma. Je moet deelnemersinformatie, vervoer, kamerindeling, dieetwensen en noodcontacten op tijd bij elkaar hebben. Plan activiteiten en boodschappen voordat de groep vertrekt, en controleer materialen, spellen en geluidsapparatuur uiterlijk de dag ervoor. Op locatie draait het om een vaste volgorde: openen, ruimtes controleren, slaapkamers klaarmaken, tafels opstellen en pas daarna de gezamenlijke activiteiten starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Verblijf reserveren
Activiteiten reserveren
Vervoer regelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Kamerindeling maken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Spellen controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
EHBO-set controleren
Auto's inladen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Slaapkamers voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Activiteiten klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Sleutels en kamers uitdelen
2 personen
Huisregels toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Middagactiviteit begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Borrelhapjes klaarzetten
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
4 personen
Diner opruimen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Nachtelijke controle uitvoeren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Ontbijt opruimen
3 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
3 personen
Lunch voorbereiden
3 personen
Lunch serveren
3 personen
Lunch opruimen
3 personen
Laatste activiteit begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen

Nazorg

Kamers controleren
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Gemeenschappelijke ruimtes schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatiesleutels retourneren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 36
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 36
Koffiekopjesaantal 36
Ontbijtbordenaantal 36
Dinerbordenaantal 36
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Pannenaantal 4
Braadpannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Boodschappenkrattenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Microfoon
Laptop
Projectiescherm
Beamer

Decoratie

Ballonnenaantal 60
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 4
Kleefgumaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Volleybalnet
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 4
Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Ballenpomp
Gezelschapsspellenaantal 12
Speelkaartenaantal 6
Quizbordenaantal 6
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kamerindeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Deel die uiterlijk één week voor vertrek met de deelnemers, zodat wijzigingen in slaapvoorkeuren of allergieën nog kunnen worden verwerkt.
Stuur deelnemersinformatie minimaal zeven dagen vooraf. Vermeld vertrektijd, vervoersindeling, verblijfadres, programma, wat deelnemers zelf meenemen en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Controleer de boodschappenlijst aan de hand van het programma en het aantal deelnemers. Neem voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon mee en regel daarnaast ontbijt- en dinerbenodigdheden voor het volledige verblijf.
Test muziek- en stroommateriaal uiterlijk de dag vóór vertrek. Controleer Bluetoothspeakers, verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels; pak reservekabels apart in zodat je ze op locatie snel vindt.
Plan op de aankomstdag minstens 60 minuten voor het openen van de locatie, het controleren van ruimtes, het voorbereiden van slaapkamers en het opstellen van tafels en stoelen. Zet de EHBO-set, afvalbakken en koelboxen meteen op een vaste, zichtbare plek.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een clubweekend organiseren en reserveren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer activiteiten en vervoer direct daarna, omdat die onderdelen vaak minder flexibel zijn dan boodschappen of materialen.
Wanneer stuur ik de uitnodigingen voor een clubweekend?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor vertrek. Geef deelnemers minimaal 2 weken om zich aan te melden en verzamel in dezelfde periode dieetwensen en noodcontacten.
Hoe maak ik een programma voor een clubweekend?: Werk uiterlijk 2 weken vooraf een programma uit met vaste tijden voor aankomst, maaltijden, activiteiten en rust. Houd per activiteit 15 tot 30 minuten speling voor verplaatsingen, uitloop en het verdelen van materialen.
Wat moet ik de dag voor een clubweekend controleren?: Controleer de weersverwachting, boodschappenlijst, spellen, EHBO-set, muziek en alle vervoersmaterialen 24 uur vooraf. Laad auto's pas in nadat je per ruimte of activiteit hebt gecontroleerd of niets ontbreekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.