Checklist pour organiser un week-end du club

Un week-end du club demande plus qu’une réservation de groupe. Il faut coordonner l’hébergement, les activités, les trajets, les repas et la répartition des chambres, puis transmettre les bonnes informations au bon moment. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, de la fixation de la date jusqu’à l’installation sur place. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : allergies, contacts d’urgence, câbles, glacières et matériel de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver l’hébergement
Réserver les activités
Organiser le transport
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Établir le plan des chambres
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier les jeux
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier la trousse de premiers secours
Charger les voitures
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer les chambres
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les clés et les chambres
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les amuse-bouches
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Ranger le dîner
4 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Gérer la musique
Effectuer la vérification nocturne
2 personnes
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Ranger le petit-déjeuner
3 personnes
Encadrer l’activité du matin
3 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Ranger le déjeuner
3 personnes
Accompagner la dernière activité
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes

Suivi

Vérifier les chambres
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Nettoyer les espaces communs
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 36
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Verres à vinqté 36
Tasses à caféqté 36
Assiettes à petit-déjeunerqté 36
Assiettes de dînerqté 36
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Casserolesqté 4
Sauteusesqté 2
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Caisses de coursesqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 4
Microphone
Ordinateur portable
Écran de projection
Vidéoprojecteur

Décoration

Ballonsqté 60
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Pâte adhésiveqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 4
Lampes de pocheqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Filet de volley-ball
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 4
Cônesqté 20
Cordeqté 2
Pompe à ballons
Jeux de sociétéqté 12
Cartes à jouerqté 6
Panneaux du quizqté 6
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 40

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis réservez l’hébergement et les activités avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines de marge pour traiter les inscriptions et ajuster le programme.
Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et un contact d’urgence. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le départ, afin de finaliser les repas et la liste des participants.
Préparez le plan des chambres et le programme au moins 5 jours avant le week-end. Envoyez ensuite aux participants les horaires, l’adresse, les consignes de transport et ce qu’ils doivent apporter.
Pour les repas, vérifiez la liste des courses avant de partir et regroupez les achats dans des caisses. Prévoyez les glacières, les pains de glace, les thermos et les machines à café avant le chargement des voitures.
Le jour d’arrivée, ouvrez le lieu avec une courte vérification des espaces, puis installez tables, chaises, chambres et sonorisation. Testez les rallonges, multiprises et câbles de recharge avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand réserver un week-end du club ?: Réservez l’hébergement et les activités dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus. Pour un groupe, prévoyez idéalement 6 à 8 semaines d’avance afin de conserver un choix de chambres et de créneaux.
Quand envoyer les invitations pour un week-end du club ?: Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant le week-end. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant le départ pour pouvoir confirmer les repas, le transport et le plan des chambres.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer un week-end du club ?: Comptez 6 à 8 semaines pour les réservations et la collecte des inscriptions, puis 2 à 3 heures la veille pour vérifier les achats et rassembler le matériel. Sur place, prévoyez 2 heures avant l’arrivée du groupe pour installer les espaces.
Que faut-il vérifier la veille d’un week-end du club ?: Vérifiez les prévisions météo, la liste des courses, les jeux, la trousse de premiers secours et le chargement des voitures. Contrôlez aussi le programme, les contacts d’urgence, les chambres et tous les câbles nécessaires à la sonorisation et aux recharges.

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