Club-Wochenende organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Unterkunft und Aktivitäten möglichst früh und bestätige beides noch einmal 7 Tage vor der Anreise. Prüfe dabei auch, ob die Gruppengröße und besondere Ernährungswünsche berücksichtigt sind.
• Verschicke Programm, Adresse, Anreisehinweise und Packinformationen spätestens eine Woche vorher. Notfallkontakte und offene Anmeldungen solltest du spätestens 3 Tage vor dem Wochenende abschließen.
• Plane Getränke und Frühstück getrennt vom Abendprogramm. Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; kontrolliere außerdem Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck vor dem Einkauf.
• Bereite die Zimmeraufteilung und das Programm vor der Abfahrt schriftlich vor. Eine wetterabhängige Aktivität braucht spätestens am Vortag eine Alternative, wenn die Vorhersage unsicher ist.
• Lade Autos nach einer festen Liste und prüfe Technik sowie Stromversorgung vor dem Öffnen der Unterkunft. Bluetooth-Lautsprecher, Verlängerungs- und Ladekabel werden besonders häufig erst bemerkt, wenn Musik oder Geräte bereits gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Club-Wochenende organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Unterkunft und Aktivitäten. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Wochenende verschickt werden, damit Anmeldungen und Zimmeraufteilung rechtzeitig feststehen.

Wann muss ich die Teilnehmer eines Club-Wochenendes informieren?

Sende die gesammelten Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Anreise. Erinnerungen zu Abfahrtszeit, Adresse, Programm und persönlichen Anforderungen sind 2 bis 3 Tage vorher sinnvoll.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Club-Wochenende?

Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen und anschließend den Ablauf, die Dauer und weitere Mahlzeiten einbeziehen. Kaufe Getränke spätestens 1 bis 2 Tage vor der Abreise und lagere Kühlboxen sowie Kühlelemente rechtzeitig ein.

Was muss ich am Tag der Anreise kontrollieren?

Kontrolliere zuerst Räume, Schlafplätze, Tische, Stühle, Abfallbehälter und die Stromversorgung. Rechne dafür etwa 60 bis 90 Minuten vor dem geplanten Programmbeginn ein, damit Musik, Materialien und Frühstückssachen noch vorbereitet werden können.

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