Clubhuisbarbecue organiseren: een praktische checklist

Een clubhuisbarbecue loopt soepel als je vroeg begint met de planning en op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen en te serveren. Bevestig eerst datum en clubhuis, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en maak daarna pas de definitieve boodschappenlijst. Controleer ook welke barbecues, tafels, koelboxen en servies al aanwezig zijn. Op de dag zelf werk je van schoonmaken en opstellen naar koelen, snijden, inrichten en aansteken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en clubhuis bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Boodschappenlijst controleren
Barbecuebenodigdheden reserveren
Voorraad clubhuis controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salades en sauzen voorbereiden
2 personen
Brood en bijgerechten klaarzetten
2 personen
Clubhuis schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Barbecueplek inrichten
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Clubhuis schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Muziekspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerplankenaantal 4
Grilltangenaantal 4
Keukentangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Buitenlampenaantal 4

Veiligheid

Brandblusdekensaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf. Gebruik die lijst voor hoeveelheden vlees, vegetarische producten, brood, salades en drank; verwerk dieetwensen apart zodat ze niet tussen de gewone boodschappen verdwijnen.
Controleer de clubhuisvoorraad voordat je boodschappen doet. Tel niet alleen borden en glazen, maar ook tafels, stoelen, koelruimte, verlengkabels, stekkerdozen en afvalbakken.
Koel dranken, vlees en vegetarische producten apart en begin daar enkele uren voor de gasten komen mee. Zet gesneden groenten, salades en sauzen pas daarna klaar, zodat ze gekoeld en overzichtelijk blijven.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, partytenten opzetten en de barbecueplek inrichten. Test daarna muziek en verlichting voordat de barbecue wordt aangestoken.
Zet brandblusdekens bij de barbecue en houd een vrije looproute tussen barbecue, buffet en bar. Leg grilltangen en keukentangen apart klaar, zodat rauwe producten niet met serveerbestek worden aangeraakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubhuisbarbecue organiseren?: Leg datum en clubhuis bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de barbecue, zodat je dieetwensen, deelnemerslijst en boodschappen kunt afronden.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een clubhuisbarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal vlees, vegetarische producten, groenten en gekoelde salades zo laat mogelijk. Reken op minimaal 3 tot 4 uur om dranken en eten te koelen en de voorbereiding af te ronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om het clubhuis op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen, partytenten, buffet, bar, verlichting en barbecueplek. Reserveer daarna nog ongeveer 30 minuten om de barbecue aan te steken en de temperatuur te controleren.
Wat moet ik bij een clubhuisbarbecue naast eten en drinken regelen?: Controleer minstens 1 week vooraf materiaal zoals barbecues, koelboxen, tafels, stoelen, herbruikbaar servies, afvalbakken en afwasbakken. Regel ook verlengkabels, stekkerdozen, verlichting en brandblusdekens; die worden vaak pas op de dag zelf gemist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.