Barbecue du club : la checklist pour tout préparer

Un barbecue de club demande plus que de la viande et un grill. Il faut confirmer le clubhouse, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et réserver le matériel assez tôt. Cette checklist vous guide des premières confirmations jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les préparatifs souvent repoussés au dernier moment : boissons à refroidir, aliments à conserver au frais, tables à installer et espace barbecue à sécuriser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le club-house
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des participants
Vérifier la liste des courses
Réserver le matériel pour le barbecue
Vérifier le stock du club-house
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer les salades et les sauces
2 personnes
Préparer le pain et les accompagnements
2 personnes
Nettoyer le clubhouse
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager l'espace barbecue
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Servir le café et le thé
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le clubhouse
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 3

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches de serviceqté 4
Pinces de grillqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 30
Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 30
Couverts réutilisablesqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Bacs à vaisselleqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 4

Sécurité

Couvertures anti-feuqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et confirmez le clubhouse avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse définitive au plus tard 7 jours avant le barbecue afin d’établir les quantités et la liste des participants.
Relevez les allergies, régimes particuliers et préférences alimentaires pendant les inscriptions. Séparez ensuite les produits végétariens et la viande au réfrigérateur pour éviter les mélanges le jour J.
Réservez les barbecues, tentes, tables, chaises et glacières au moins 2 semaines à l’avance. Vérifiez aussi le stock du clubhouse : la vaisselle réutilisable, les rallonges, les multiprises et les poubelles manquent souvent au dernier moment.
Faites les courses 1 à 2 jours avant l’événement, puis refroidissez les boissons la veille. Lavez et découpez les légumes, préparez les salades et les sauces, mais gardez la viande et les produits végétariens au réfrigérateur jusqu’au moment de les cuire.
Prévoyez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Montez les tentes, placez les tables et le buffet, testez la musique et l’éclairage, puis installez une couverture anti-feu près de chaque barbecue.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue du club ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser les achats, les besoins alimentaires et la disposition des tables.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer un barbecue de club ?: Comptez environ 2 heures d’installation le jour même, en plus des courses et de la préparation des aliments la veille. Une personne doit rester disponible pour le barbecue et une autre pour le buffet et les boissons.
Quand acheter la viande et les produits végétariens ?: Faites les achats 1 à 2 jours avant le barbecue, puis conservez immédiatement la viande et les produits végétariens au réfrigérateur. Sortez-les seulement au moment d’allumer le barbecue et évitez de les laisser plusieurs heures à température ambiante.
Combien de boissons prévoir pour un barbecue du club ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et commencez à refroidir les boissons la veille dans les glacières ou les réfrigérateurs disponibles.

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