Clubdag organiseren: checklist en planning

Een clubdag vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en sportmateriaal regelen. Je legt eerst datum, locatie en programma vast, daarna verwerk je aanmeldingen, deel je teams in en maak je het wedstrijdschema. In de laatste week controleer je dieetwensen, vrijwilligers, scheidsrechters, catering en techniek. Op de dag zelf helpen een inschrijftafel, duidelijke plattegrond, scoreborden en geprinte regels om de start soepel te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en velden reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sportonderdelen bepalen
3 personen
Teams en poules indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Scheidsrechters indelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering reserveren
Geluidsbox reserveren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Definitieve dieetlijst maken
Plattegrond van terrein maken
Programma en regels afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Sportshirts en hesjes sorteren
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Sportvelden uitzetten
3 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Geluidsbox plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lunch en hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
EHBO-set klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teamindeling bekendmaken
Spelregels uitleggen
2 personen
Sportonderdelen begeleiden
6 personen
Scores bijhouden
2 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Finales begeleiden
4 personen
Eindstanden controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Buffet en drankpunt afbreken
3 personen
Sportmateriaal opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen reinigen en drogen
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 40
Laddersaantal 2
Hoepelsaantal 12
Hesjesaantal 50
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Teamshirtsaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Geluidsbox
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handkaraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Clubvlaggenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Naambadgesaantal 100
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat datum, locatie en programma vaststaan. Noteer per deelnemer ook dieetwensen en werk de deelnemerslijst regelmatig bij; maak uiterlijk enkele dagen vooraf de definitieve dieetlijst.
Maak het wedstrijdschema nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Deel teams en poules in, wijs scheidsrechters en vrijwilligers toe en druk programma, regels en schema op papier af.
Test geluidsbox, microfoon en verlengkabels vóór de clubdag. Leg de apparatuur niet pas bij de opening klaar: een lege accu, ontbrekende kabel of slecht bereik kost direct tijd.
Controleer sportmateriaal per onderdeel en leg ballen, pionnen, hesjes, fluitjes, scoreborden en wedstrijdklokken bij elkaar. Gebruik afzetlint om velden en looproutes zichtbaar te maken.
Plan de laatste boodschappen nadat het aantal deelnemers bekend is. Koel dranken vooraf, zet houdbare voorraad klaar en plaats herbruikbare bekers, borden, bestek, serveerschalen en opscheplepels bij de buffettafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubdag organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en plan de teamindeling, catering en vrijwilligers zodra het deelnemersaantal voldoende duidelijk is.
Wanneer moet ik teams en poules indelen voor een clubdag?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en sluit de inschrijving uiterlijk 1 tot 2 weken voor de clubdag. Maak daarna teams, poules, wedstrijdschema en indeling van scheidsrechters en vrijwilligers.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een clubdag?: Dat hangt af van het aantal onderdelen en gelijktijdige velden. Tel per actief veld minimaal de benodigde bal, pionnen, hesjes, fluitje, scorebord en wedstrijdklok en leg reserveballen apart klaar.
Wanneer controleer ik het weer voor een clubdag?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels, stoelen, afzetlint en een aangepaste terreinindeling klaar als regen of hitte wordt verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.