Journée du club : la checklist pour tout organiser

Une journée du club demande de coordonner le sport, les repas, les bénévoles et l’accueil des participants. Commence par fixer la date, réserver le site et ouvrir les inscriptions, puis construis les équipes et le planning des matchs. Les derniers jours servent surtout à confirmer les effectifs, les régimes alimentaires, la météo et le matériel. Cette checklist t’aide à suivre l’ordre des préparatifs et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le site et les terrains
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir les épreuves sportives
3 personnes
Répartir les équipes et les poules
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les arbitres
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Réserver une enceinte
Vérifier les prévisions météo
Mettre à jour la liste des participants
Établir la liste définitive des régimes alimentaires
Créer le plan du site
Imprimer le programme et les règles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Trier les maillots de sport et les chasubles
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Installer la sono
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le déjeuner et les collations
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Annoncer la répartition de l’équipe
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Encadrer les épreuves sportives
6 personnes
Suivre les scores
2 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter le buffet et le point boissons
3 personnes
Ranger le matériel sportif
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Échellesqté 2
Cerceauxqté 12
Giletsqté 50
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Ruban de balisageqté 2
T-shirts d’équipeqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Enceinte
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Chariot à mainqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Drapeaux du clubqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 100
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 2
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée et demande dès le départ les besoins alimentaires, afin de transmettre une liste définitive au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement.
Établis les équipes, les poules, les arbitres et le planning des matchs au plus tard 3 jours avant. Imprime ensuite le programme et les règles en plusieurs exemplaires pour l’accueil et les terrains.
Prévois un responsable par zone : inscription, terrains, restauration et sonorisation. Confirme la répartition des bénévoles 48 heures avant et donne à chacun une heure d’arrivée précise.
Vérifie la météo 3 jours avant, puis à nouveau la veille. Ce contrôle permet d’ajuster l’installation des tentes, le plan du site et l’emplacement des tables avant l’arrivée du public.
La veille, refroidis les boissons, nettoie les glacières, teste l’enceinte et le microphone, puis regroupe le matériel sportif par activité. Garde les rallonges et les sifflets dans une caisse facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée du club ?: Ouvre-les environ 3 semaines avant la date prévue. Ferme-les 5 à 7 jours avant afin d’avoir le temps de traiter les réponses, les régimes alimentaires et la composition des équipes.
Quand préparer le planning des matchs ?: Prépare une première version après la clôture des inscriptions, puis finalise-la au plus tard 3 jours avant la journée. Prévois ce délai pour répartir les arbitres et imprimer les règles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée du club ?: Réserve au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Il faut installer les tables, les chaises, les terrains, la signalétique, l’accueil, le buffet et tester le matériel sonore.
Quand vérifier la météo pour une journée du club ?: Fais une première vérification 3 jours avant, puis une dernière la veille. À ce moment-là, confirme l’installation des tentes et adapte le plan du site si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.