Checklist del Día del Club: qué preparar y cuándo

El Día del Club combina inscripciones, pruebas deportivas, equipos, comida y coordinación en el mismo recinto. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después organiza participantes, árbitros y voluntarios con funciones concretas. Durante la última semana tendrás que cerrar la lista dietética, revisar el material y preparar el plano del recinto. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el día avance sin esperas ni compras de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar lugar y campos
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir las pruebas deportivas
3 personas
Distribuir equipos y grupos
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Asignar árbitros
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Reservar altavoz
Comprobar el pronóstico del tiempo
Actualizar la lista de participantes
Hacer la lista dietética definitiva
Hacer un plano del recinto
Imprimir el programa y las normas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Clasificar camisetas y petos deportivos
2 personas
Preparar los premios y medallas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Delimitar los campos deportivos
3 personas
Preparar el material deportivo
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Colocar la caja de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el almuerzo y los aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el botiquín
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Anunciar la distribución del equipo
Explicar las reglas del juego
2 personas
Acompañar las pruebas deportivas
6 personas
Llevar las puntuaciones
2 personas
Reponer los puntos de agua
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Acompañar las finales
4 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Entregar premios
2 personas
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Desmontar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Limpiar y secar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Aprovechar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Pelotas de teniscant. 30
Conoscant. 40
Escalerascant. 2
Aroscant. 12
Chalecoscant. 50
Silbatoscant. 6
Marcadorescant. 4
Relojes de competicióncant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Camisetas del equipocant. 60

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Altavoz
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Carretilla de manocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Banderas del clubcant. 6
Carteles del programacant. 4
Credencialescant. 100
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Limpiacristalescant. 2
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de formar equipos y grupos. Con la lista actualizada podrás distribuir participantes, preparar el horario del concurso y calcular mesas, sillas, vasos y raciones del catering.
Asigna árbitros y voluntarios por prueba, no solo por turno. Entrega a cada persona el horario, las normas y un punto de encuentro para evitar que varias tareas queden sin responsable.
Revisa el pronóstico y prepara un plan para el recinto. El plano debe indicar carpas, mesas, inscripción, buffet, zonas deportivas, papeleras y recorridos señalizados con cinta.
Haz una comprobación técnica el día anterior: prueba el altavoz y el micrófono con sus cables alargadores, y confirma que el sonido llega tanto a la inscripción como a las pruebas.
En las últimas 24 horas, enfría las bebidas, limpia las neveras portátiles y separa las provisiones no perecederas. Mantén aparte la lista dietética definitiva para que el catering pueda identificarla rápidamente.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para el Día del Club?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del evento y fija una fecha de cierre al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para gestionar cambios, preferencias dietéticas y la distribución de equipos.
¿Cuándo hay que reservar el catering y el lugar?: Reserva el lugar, los campos y el catering entre 4 y 6 semanas antes, especialmente si el Día del Club coincide con otros eventos. Confirma cantidades y necesidades dietéticas 7 días antes.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior comprueba el pronóstico, el material deportivo, el sonido y el plano del recinto. También conviene imprimir el programa y las normas, enfriar las bebidas y dejar listas las provisiones no perecederas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Día del Club?: Calcula al menos 1 voluntario para la mesa de inscripción, 1 por cada prueba deportiva simultánea y 1 persona de coordinación. Añade 2 personas de apoyo para cambios, material y pausas.

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