Checklist voor een verjaardag tijdens een citytrip

Een verjaardag in een andere stad vraagt om meer voorbereiding dan alleen een taart en een cadeau. Je regelt vooraf de route, het dagprogramma, reserveringen, dieetwensen en vervoer, en stemt alles af met de groep. Op de dag zelf draait het om een duidelijk verzamelpunt, actuele vertrektijden en een compacte rugzak. Met deze checklist zie je wat eerst moet, wat je kort voor vertrek controleert en welke spullen vaak te laat worden ingepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bestemming en route bepalen
Dagprogramma samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Verjaardagsbudget vaststellen
Dinerreservering maken
Activiteiten reserveren
Vervoersopties controleren
Vertrektijden controleren
Weersvoorspelling controleren
Boodschappenlijst samenstellen
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
Cadeau en kaart inpakken
Routekaarten downloaden
Groepschat met programma delen
Rugzakken inpakken
2 personen
Verzamelpunt klaarzetten

Event

Aanwezigen afvinken
Groep naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
Vervoer naar de stad regelen
2 personen
Groepsfoto maken
Stadswandeling begeleiden
2 personen
Activiteit begeleiden
2 personen
Dranken uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Cadeau overhandigen
Groep naar diner begeleiden
2 personen
Diner en betaling afhandelen
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
Materialen opbergen
Geleende spullen retourneren
Foto's met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknickkleedaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 15
Herbruikbare bordenaantal 15
Herbruikbaar bestekaantal 15
Taartmes
Serveerplateauaantal 2

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Draagbare speaker
Telefoonhouder
Koelboxenaantal 2
Thermosflessenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 20
Ballonlint
Verjaardagsvlaggen
Tafeldecoratieaantal 2
Cadeauzak

Catering

Rugzakkenaantal 12
Drinkflessenaantal 12
Koelelementenaantal 8
Servettenhouderaantal 2
Snijplank
Keukenmes
Voedselbakkenaantal 6
IJsblokjesbakaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Handgelaantal 3
Zakdoekpakjesaantal 12
Afvalgrijper

Tips

Begin 3 tot 4 weken vooraf met de bestemming, route, uitnodigingen en het budget. Zo heb je nog tijd om activiteiten en het diner te reserveren voordat de groep definitief is.
Verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Deel daarna het programma in de groepschat, inclusief verzamelpunt, vertrektijd en telefoonnummers.
Controleer vervoer, vertrektijden en de weersvoorspelling 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Download routekaarten alvast, zodat je niet afhankelijk bent van bereik of een lege telefoon.
Plan eten in twee momenten: haal boodschappen en koelelementen de dag ervoor, en haal de taart op de ochtend van de verjaardag. Koel dranken vooraf en neem herbruikbare bekers, borden, bestek en servetten mee.
Maak voor vertrek een korte materiaalcheck: rugzakken, drinkflessen, powerbanks, oplaadkabels, handgel en zakdoekpakjes. Leg cadeau, kaart, taartmes en telefoonhouder apart klaar; die worden vaak pas bij vertrek gezocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een citytrip verjaardag plannen?: Start 3 tot 4 weken vooraf met bestemming, budget en uitnodigingen. Reserveer diner en activiteiten zodra je de verwachte groepsgrootte kent, bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst definitief maken?: Vraag aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer de contactgegevens daarna nog één keer en gebruik het definitieve aantal voor reserveringen en boodschappen.
Wanneer controleer ik het vervoer en de vertrektijden?: Controleer beide 48 uur voor vertrek en opnieuw op de ochtend zelf. Deel eventuele wijzigingen meteen in de groepschat en laat iedereen weten hoe laat en waar het verzamelpunt is.
Wat neem ik mee voor een verjaardag tijdens een citytrip?: Neem per persoon een drinkfles en een rugzak mee, plus gedeelde spullen zoals powerbanks, oplaadkabels, handgel en afvalmateriaal. Voor eten heb je onder meer koelboxen, koelelementen, herbruikbaar servies en een taartmes nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.