Checklist voor een circusvoorstelling organiseren

Een circusvoorstelling organiseren vraagt meer dan een tent en artiesten vastleggen. Je moet bezoekersstromen, vergunningen, techniek, betalingen en een alternatief bij slecht weer op tijd regelen. Begin met datum, locatie en artiesten en werk daarna toe naar een draaiboek met duidelijke verantwoordelijkheden. Controleer in de laatste week het terrein, de materialen, de weersverwachting en de bezoekerslijst. Zo voorkom je dat praktische zaken op de dag zelf de voorstelling vertragen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Circusartiesten bevestigen
Vergunningen controleren
Reserveringen vastleggen
Programma en tijden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Toegangsprijzen vastleggen
Plattegrond maken
2 personen
Verkeersroute communiceren
Weersvoorspelling controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Artiënteninformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en snacks opslaan
2 personen
Circusmateriaal ontvangen
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Terrein vrijmaken
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Circustent opbouwen
6 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Publieksingang markeren
2 personen
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en geluid testen
3 personen
Circusrekwisieten klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

Kassa bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Programma aankondigen
Circusvoorstelling begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringpunt schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Publieksstroom begeleiden
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Avondcatering serveren
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Derde voorstelling begeleiden
4 personen
Vertrek van bezoekers begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Circusmateriaal afbreken
6 personen
Circustent afbreken
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 160
Biertafelsaantal 12
Kassatafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 12
Pionnenaantal 20
Krukkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Circustent
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Contantgeldkist
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 2
Handlampenaantal 6
Laddersaantal 2
Steekwagenaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Haringenaantal 40
Scheerlijnenaantal 20
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Portemonneebakjesaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Schenkbekersaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Thermosdispensersaantal 4
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 10
Richtingsbordenaantal 12
Stoffen achterdoekenaantal 4
Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenaantal 20
Pijlenbordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24
Buitenlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Sanitaire afvalbakkenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Sportmateriaal

Jongleerballenaantal 12
Jongleerringenaantal 12
Jongleerkegelsaantal 12
Circusdoekaantal 2
Hula-hoopsaantal 10
Evenwichtsbalk
Acrobatiekmattenaantal 6
Valmattenaantal 4
Diabolo'saantal 8
Pittenzakkenaantal 20
Circusstokkenaantal 8
Rodeohoedjesaantal 12
Rekwisietenkistenaantal 6

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast wie de circusartiesten zijn, hoeveel bezoekers je verwacht en welke toegangsprijzen gelden. Gebruik die gegevens voor de plattegrond, reserveringen en de indeling van vrijwilligers.
Controleer vergunningen en de verkeersroute voordat je uitnodigingen verstuurt. Bezoekers moeten weten waar ze binnenkomen, waar ze kunnen parkeren en hoe de toegang met tickets of polsbandjes werkt.
Maak naast het programma een concreet weerplan: bepaal vooraf wanneer je beslist over verplaatsen, aanpassen of annuleren. Controleer de weersvoorspelling opnieuw 48 uur en 24 uur voor de voorstelling.
Test techniek en stroom op het terrein vóór de publieksopening. Leg verlengkabels, stekkerdozen, draagbare speakers, microfoon en mengpaneel klaar en houd handlampen en powerbanks beschikbaar voor de avond.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: terrein vrijmaken, tent en afzetting controleren, tafels en stoelen plaatsen, kassa en catering inrichten en pas daarna bezoekers ontvangen. Tel drank en snacks vooraf en bewaar ze gekoeld in koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een circusvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra programma en toegangsprijzen vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling.
Wat moet ik regelen voor een circusvoorstelling buiten?: Regel minimaal een circustent, haringen, scheerlijnen, afzetpalen en pionnen, plus een terrein- en verkeersplan. Controleer 48 uur vooraf het weer en bevestig uiterlijk 24 uur vooraf je alternatief bij slecht weer.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een circusvoorstelling?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast iemand voor kassa, artiestenbegeleiding en techniek. Bij 100 bezoekers betekent dat meestal 3 tot 5 publieksvrijwilligers plus deze vaste rollen.
Wanneer moet ik de techniek van een circusvoorstelling testen?: Test speakers, microfoon, mengpaneel, stroompunten en kabels tijdens de opbouw en nogmaals minimaal 2 uur voor aanvang. Controleer ook de batterijen van portofoons, powerbanks en andere draadloze apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.