Checklist pour organiser un spectacle de cirque

Un spectacle de cirque demande de coordonner les artistes, le public, le site et le matériel sans laisser les détails au dernier moment. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis verrouille les réservations et le programme. Les dernières vérifications concernent surtout la météo, l’installation, la circulation et l’accueil. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 102 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer les artistes de cirque
Vérifier les autorisations
Enregistrer les réservations
Établir le programme et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Fixer les prix d’entrée
Créer le plan
2 personnes
Communiquer l’itinéraire de circulation
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Envoyer les informations aux artistes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons et les snacks
2 personnes
Réceptionner le matériel de cirque
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Dégager le site
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter le chapiteau
6 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Signaler l’entrée du public
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
Préparer les accessoires de cirque
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Instruire les employés
2 personnes

Événement

Tenir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Annoncer le programme
Animer le spectacle de cirque
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le point traiteur propre
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Gérer le flux du public
3 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Servir le catering du soir
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la troisième représentation
4 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de cirque
6 personnes
Démonter le chapiteau
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer les objets empruntés
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 160
Tables de bièreqté 12
Table de caisse
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 12
Cônesqté 20
Tabouretsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Tente de cirque
Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Lampes de pocheqté 6
Échellesqté 2
Diableqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Piquetsqté 40
Haubansqté 20
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Barquettes à portemonnaieqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Gobelets de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Distributeurs thermosqté 4
Bac à vaisselleqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Toiles de fond en tissuqté 4
Tentures de scèneqté 4
Drapeauxqté 20
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Porte-sacs-poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 6
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Poubelles sanitairesqté 6
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Matériel de sport

Balles de jonglageqté 12
Cerceaux de jonglageqté 12
Massues de jonglageqté 12
Toile de cirqueqté 2
Cerceauxqté 10
Poutre d'équilibre
Tapis d’acrobatieqté 6
Tapis de chuteqté 4
Diabolosqté 8
Sacs de sableqté 20
Bâtons de cirqueqté 8
Chapeaux de cow-boyqté 12
Caisses de accessoiresqté 6

Conseils

Confirme la date, le lieu et les artistes avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie aussi les autorisations nécessaires au moins 4 à 6 semaines à l’avance, car elles peuvent conditionner l’installation de la tente et l’accueil du public.
Prépare le programme avec des horaires précis, puis envoie les informations aux artistes et aux visiteurs. Garde une version imprimée du déroulé pour les bénévoles et une version numérique accessible le jour du spectacle.
Ne reporte pas le plan météo de secours à la veille. Consulte les prévisions 48 à 72 heures avant, confirme la décision avec les artistes et indique clairement aux visiteurs le nouvel itinéraire ou les changements éventuels.
Organise l’accueil avant l’ouverture des portes : bracelets, billets, caisse, terminal de paiement et liste des visiteurs doivent être séparés et testés. Prévois également un point clair pour les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Fais le contrôle du site le jour même, avant l’arrivée du public. Dégage les passages, vérifie les piquets et haubans, sécurise les câbles avec les cônes et garde les talkies-walkies, lampes de poche et batteries chargées à portée des responsables.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de cirque ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les artistes, le lieu et les autorisations doivent être confirmés avant les invitations et les réservations.
Quand vérifier la météo pour un spectacle de cirque ?: Fais une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin même. Le plan météo de secours doit être confirmé avant d’informer les artistes et le public.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les au moins 4 semaines avant le spectacle pour laisser le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires. Mets ensuite la liste des visiteurs à jour jusqu’à la clôture des réservations.
Que vérifier le jour d’un spectacle de cirque ?: Prévois une vérification complète 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôle le site, le matériel de cirque, les câbles, la sonorisation, les billets, les boissons et la répartition des bénévoles.

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