Organiza tu espectáculo de circo paso a paso

Un espectáculo de circo necesita más coordinación que una simple actuación: hay que asegurar el recinto, recibir el material y ordenar la llegada del público. Esta checklist reúne 77 tareas y 102 artículos para controlar el evento desde la primera reserva hasta el desmontaje. Trabaja hacia atrás desde la hora de apertura y deja cerrados con antelación los permisos, los artistas, las entradas y el plan para el mal tiempo. El día del espectáculo, asigna responsables concretos para cada zona.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar a los artistas de circo
Comprobar permisos
Registrar las reservas
Preparar el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Fijar los precios de entrada
Hacer el plano
2 personas
Comunicar la ruta de tráfico
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
Enviar información de los artistas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Guardar bebidas y aperitivos
2 personas
Recibir material de circo
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Despejar el recinto
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar la carpa de circo
6 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Señalizar la entrada del público
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la luz y el sonido
3 personas
Preparar los accesorios de circo
3 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Instruir al personal
2 personas

Evento

Atender la caja
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar la función de circo
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el punto de catering
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Guiar el flujo de público
3 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Servir el catering de la noche
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar la tercera función
4 personas
Guiar la salida de los visitantes
4 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Desmontar el material del circo
6 personas
Desmontar la carpa de circo
6 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar los objetos prestados
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 160
Mesas de cervezacant. 12
Mesa de caja
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Postes separadorescant. 12
Conoscant. 20
Taburetescant. 8
Cajas de almacenajecant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Carpa de circo
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4
Caja registradora
Máquina de sellado
Caja para efectivo
Walkie-talkiescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Soportes para altavocescant. 2
Linternas de manocant. 6
Escalerascant. 2
Carretilla de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Estacascant. 40
Cuerdas de sujecióncant. 20
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 10
Bandejas para carterascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 12
Jarras de serviciocant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Dispensadores térmicoscant. 4
Palangana para lavarcant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 12
Mantelescant. 12
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 10
Señales direccionalescant. 12
Telones de fondo de telacant. 4
Telones de escenariocant. 4
Banderascant. 20
Paneles de flechascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24
Lámparas de exteriorcant. 8
Farolescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 6
Toallas de papelcant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Papeleras sanitariascant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Material deportivo

Pelotas de malabarescant. 12
Aros de malabarismocant. 12
Conos de malabarescant. 12
Lona de circocant. 2
Aros hula-hoopcant. 10
Balanza de equilibrio
Colchonetas de acrobaciacant. 6
Colchonetas de caídacant. 4
Diabloscant. 8
Sacos de semillascant. 20
Bastones de circocant. 8
Sombreros de rodeocant. 12
Cajas de atrezzocant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y la contratación de los artistas antes de enviar invitaciones. Comprueba también los permisos necesarios y registra cada reserva en un único documento.
Prepara el programa con horarios de llegada, apertura de puertas, actuaciones y pausas. Envía a los artistas la información del recinto y pide sus necesidades técnicas al menos 7 días antes.
Haz el plano separando entrada, caja, buffet, público y zona de actuación. Deja libres los accesos y reserva espacio para la carpa, los postes separadores, los conos y las rutas de evacuación.
Comprueba el pronóstico 72 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Si hay carpa o equipos eléctricos, confirma por escrito dónde se trasladará el espectáculo y cómo se protegerán cables y conexiones.
El día anterior, revisa materiales, bebidas y aperitivos; el mismo día, inspecciona el recinto antes del montaje. Cuenta pulseras y entradas, prueba micrófono y altavoces, y asigna walkie-talkies a los responsables de entrada, artistas y seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de circo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar artistas, recinto y permisos. Deja cerrados el programa, las inscripciones y las necesidades técnicas como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos para un espectáculo de circo?: Comprueba los permisos al confirmar la fecha y la ubicación, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. No envíes las invitaciones hasta saber que el recinto y la carpa pueden utilizarse legalmente.
¿Cuántas bebidas necesito para un espectáculo de circo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una bebida más por cada hora posterior. Compra también una reserva del 10 % para artistas, voluntarios y cambios en la asistencia.
¿Qué hacer si llueve el día del espectáculo de circo?: Define un plan alternativo al menos 7 días antes y comunícalo junto con la información de ruta y horarios. Revisa el pronóstico 72 horas antes y de nuevo esa mañana; no esperes a que empiece la lluvia para mover equipos o avisar al público.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.